Por Valeria Alicea Guzmán

El rol del notario en Puerto Rico no se limita a autenticar firmas o tomar declaraciones juradas. Estos profesionales del derecho desempeñan un papel importante en distintos trámites y asuntos legales.

Ahora bien, ¿cuáles las funciones y responsabilidades de una notaria o un notario? El ejercicio de la Notaría en Puerto Rico está regulado por la Ley Núm. 75 de 2 de julio de 1987, según enmendada, conocida como la Ley Notarial de Puerto Rico.

A continuación, te compartimos algunos datos importantes que debes conocer sobre el ejercicio de la Notaría en Puerto Rico.

1. Un notario o una notaria debe aprobar ciertos cursos

Para ejercer como notario en Puerto Rico, primero es necesario completar un grado de Juris Doctor. Además, quienes comenzaron sus estudios de Derecho a partir de agosto de 2021 deben haber aprobado los siguientes cursos:

• tres (3) créditos de derecho notarial relacionados al derecho notarial sustantivo,
• tres (3) créditos de derecho de sucesiones,
• tres (3) créditos de derecho hipotecario,
• tres (3) créditos de derecho de familia,
• tres (3) créditos de derecho de obligaciones y contratos,
• y cinco (5) créditos en derecho notarial práctico.

2. No todos los abogados pueden ejercer como notarios

Para ejercer como notario en Puerto Rico no basta con estar admitido a la abogacía. Una persona abogada debe aprobar la reválida notarial para poder ejercer como notarias o notarios públicos en la jurisdicción. Es necesario contar con una autorización del Tribunal Supremo de Puerto Rico para desempeñar esta función.

Antes de comenzar a ejercer, un notario o una notaria debe prestar juramento y mantener una fianza notarial vigente no menor de $15,000. La fianza está destinada a responder por el desempeño de sus funciones y los daños que pueda ocasionar por acción u omisión.

3. El notario ejerce una función pública

A diferencia del abogado que representa los intereses particulares de su cliente, el notario ejerce una función pública delegada por el Estado.

Esta autoridad le permite conferir autenticidad a los actos y negocios jurídicos realizados ante él la  fe pública notarial.

¿Qué abarca la fe pública? La fe pública comprende los hechos que el notario o la notaria personalmente ejecuta o comprueba y la forma, el lugar, la fecha y la hora del otorgamiento.

4. Debe actuar con imparcialidad

Una de las características fundamentales del ejercicio de la notaría es su deber de imparcialidad.

Es decir, cuando ejerce su función notarial, no representa exclusivamente los intereses de una de las partes que comparecen. Un notario o una notaria debe orientar a los otorgantes sobre las implicaciones legales del acto y procurar que sus actuaciones se ajusten al ordenamiento jurídico.

5. Tiene la obligación de verificar la identidad de los otorgantes

Antes de autorizar determinados documentos notariales, el notario debe asegurarse de la identidad de las personas que comparecen.

Cuando no conoce personalmente a los otorgantes, la Ley Notarial establece mecanismos de identificación como la presentación de documentos oficiales con fotografía y firma, o la intervención de testigos de conocimiento.

Asimismo, cuando autoriza una escritura pública, debe evaluar la capacidad legal necesaria para realizar el acto o negocio jurídico correspondiente.

6. No puede delegar libremente su fe pública

La autoridad de dar fe notarial es de carácter personal. Por esta razón, el notario no puede permitir que otra persona ejerza esa facultad en su nombre simplemente porque sea alguien de su confianza.

7. Autenticar una firma no significa garantizar todo el contenido del documento

Existe una diferencia importante entre la autorización de una escritura pública y la legitimación de firmas en un documento privado. Cuando un notario legitima una firma a través de un testimonio notarial, no necesariamente certifica la veracidad de todas las manifestaciones contenidas en el documento.

La Ley Notarial establece que el notario no asume responsabilidad por el contenido del documento privado cuyas firmas legitime.

8. Puede atender matrimonios, divorcios y determinados asuntos sucesorios

Las funciones notariales también incluyen actuaciones relacionadas con el derecho de familia y sucesiones. Algunos de los asuntos que pueden atender los notarios son:

• Celebración de matrimonios.
• Divorcios en sede notarial.
• Declaratorias de herederos mediante procedimientos no contenciosos.
• Expedición de cartas testamentarias.
• Adveración y protocolización de testamentos ológrafos.
• Determinados procedimientos de corrección de actas del Registro Demográfico.

Estas facultades permiten atender ciertos asuntos jurídicos fuera de los tribunales, siempre que se cumplan las condiciones establecidas por ley.

9. Los documentos originales que conserva no son de su propiedad

Los notarios y las notarias tienen la responsabilidad de conservar y organizar los documentos originales que autorizan en sus protocolos notariales. Sin embargo, estos protocolos pertenecen al Estado y están sujetos a reglas de custodia y confidencialidad.

No obstante, los otorgantes y otras personas con derecho o interés legítimo pueden solicitar copias conforme a las disposiciones de la ley.

10. Su ejercicio está supervisado y sus honorarios están regulados

Los notarios están sujetos a la supervisión del Tribunal Supremo de Puerto Rico a través de la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN).

Entre sus obligaciones se encuentra presentar informes mensuales sobre la actividad notarial. De igual forma, sus honorarios por servicios notariales están sujetos al arancel establecido por ley.