CURSO EN LÍNEA RELACIONADO: El reglamento para la asignación de abogados y abogadas de oficio de Puerto Rico (Acreditación: 2 horas crédito en Ética [OFICIO-2020-15])

por Mayté Rivera Rodríguez, Profesora Adjunta, Escuela de Derecho UPR

1) ¿Qué regula el Reglamento?
El Reglamento viabiliza el cumplimiento de los(as) abogados(as) con el Canon 1 del Código de Ética Profesional, el cual establece la obligación de todo(a) abogado(a) de garantizar que toda persona tenga acceso a representación legal y dispone la obligación de aceptar y llevar a cabo las asignaciones de oficio.

El Reglamento regula las asignaciones de oficio en casos penales y civiles, así como las maneras de estar excluido(a), exento(a) o relevado(a) de dichas asignaciones, y asuntos sobre compensación por honorarios y reembolso de gastos. Además, el Reglamento incentiva el trabajo voluntario pro bono al reconocer que dicho trabajo es una forma de solicitar estar exento(a) de las asignaciones de oficio.

2) ¿Cuál es la diferencia entre las asignaciones de oficio y el trabajo pro bono?
Las asignaciones de oficio son aquellas que hace un tribunal para que un(a) abogado(a) represente a una persona indigente en un procedimiento judicial. Se entiende que las asignaciones de oficio son un ejercicio válido del poder judicial para asegurar un proceso justo y proteger la integridad del sistema judicial, y que, salvo justa causa, un(a) abogado(a) debe aceptar dicha asignación.

Por otro lado, el término pro bono significa para el bien público. En su aplicación a la profesión de la abogacía, se refiere al trabajo que los abogados y las abogadas realizan sin compensación a favor de personas indigentes. El trabajo pro bono a favor de una persona indigente no está sujeto a una asignación de oficio por un tribunal, ni necesariamente implica representar a una persona indigente en un procedimiento judicial, ya que hay diversas formas de realizar trabajo pro bono fuera de los tribunales.

El Canon 1 del Código de Ética Profesional establece la obligación de todo(a) abogado(a) de garantizar que toda persona tenga acceso a representación legal y dispone la obligación de aceptar y llevar a cabo las asignaciones de oficio. Por ende, el Código de Ética Profesional recoge, como parte de la obligación del Canon 1, tanto el trabajo pro bono, como las asignaciones de oficio.

3) ¿Qué regulaciones existían previo al Reglamento?
El Canon 1 del Código de Ética Profesional establecía, y aún establece, la obligación de todo(a) abogado(a) de aceptar y llevar a cabo las asignaciones de oficio. Previo al nuevo Reglamento, los abogados y las abogadas estaban sujetos(as) a ser asignados(as) de oficio por el tribunal, tanto en casos penales como civiles.

Las asignaciones de oficio en casos penales estaban reguladas por un reglamento que quedó derogado a partir de la entrada en vigor del nuevo Reglamento.

En cambio, las asignaciones de oficio en casos civiles no estaban reguladas previo al nuevo Reglamento. Hace veinte años, en Pueblo v. Morales, 150 D.P.R. 123, 133 (2000), el Tribunal Supremo dispuso que «las delegaciones del Colegio de Abogados y los Jueces Administrativos de las diferentes regiones judiciales deben mantener un registro ad hoc paralelo con los nombres de abogados que, por razones válidas, sean dispensados por los tribunales de prestar servicio profesional de naturaleza penal». De este modo, según Pueblo v. Morales, los(as) abogados(as) que no se dediquen a la práctica criminal están sujetos(as) a prestar sus servicios gratuitamente a personas indigentes en casos civiles. De ahí las listas de abogados(as) de oficio de naturaleza civil en las distintas regiones judiciales, así como la multiplicidad de problemas y malestares originados por la desregulación, arbitrariedad y falta de uniformidad del sistema de asignaciones de oficio.

4) ¿Qué cambia con el nuevo Reglamento?
Con la aprobación del nuevo Reglamento, continúa la obligación de aceptar asignaciones de oficio que existía previamente, pero varía el sistema de realizar dichas asignaciones. Se estructura y regulan, por primera vez, las asignaciones en lo civil, llenando el vacío de regulación en este ámbito, tanto en el modo de realizarlas como en lo concerniente a la compensación por honorarios (en exceso de 30 horas pro bono) y reembolso de gastos, cosas que no estaban disponibles en el área civil previo al Reglamento. Con el nuevo Reglamento se aspira a remediar y evitar las situaciones de inconsistencia y distribución desproporcionada de asignaciones de oficio surgidas con en el sistema previo. Se administrarán uniformemente las asignaciones de oficio -penales y civiles- centralizándolas en un mismo sistema electrónico -el Módulo de Abogados y Abogadas de Oficio- que se alimenta de lo que el Reglamento denomina como el "banco de abogados y abogadas de oficio". Además, se establece un sistema de exclusiones y exenciones para no figurar en el referido banco. Asimismo, se establecen zonas judiciales (compuestas de dos o más regiones judiciales), con la intención de que las asignaciones de oficio se distribuyan más equitativamente.

Con el nuevo Reglamento se aspira a contar con un sistema de asignaciones de oficio más favorable para los abogados y las abogadas que el sistema previo al nuevo Reglamento. Además, con el nuevo Reglamento, se viabiliza el cumplimiento con el Canon 1 del Código de Ética Profesional y se fomenta una cultura de trabajo pro bono.

5) ¿El Reglamento requiere 30 horas de trabajo pro bono obligatorio anualmente a abogados y abogadas?
No. El Reglamento no requiere a los abogados y abogadas rendir 30 horas de trabajo pro bono al año. Aunque la American Bar Association dispone en sus Reglas Modelo de Conducta Profesional (Regla Modelo 6.1) que cada abogado(a) debe aspirar a rendir al menos 50 horas de trabajo pro bono anualmente, ninguna jurisdicción ha seguido textualmente esa recomendación. Con el Reglamento, Puerto Rico no se convierte en la primera en hacerlo.

Ahora bien, en virtud del Reglamento, un(a) abogado(a) puede solicitar estar exento(a) de las asignaciones de oficio si durante el año fiscal previo rinde 30 horas de trabajo pro bono a través de alguno de los mecanismos que reconoce el Reglamento (a saber, a través de una entidad autorizada por la Oficina de Administración de los Tribunales; mediante la representación voluntaria pro bono autorizada por el tribunal; y mediante el trabajo como abogado(a) asesor(a) designado(a) por el tribunal). En otras palabras, si un(a) abogado(a) no desea recibir una asignación de oficio, puede optar por prestar 30 horas de trabajo pro bono de antemano a través de alguno de los mecanismos reconocidos en el Reglamento, y solicitar estar exento(a) (y por ende no figurar en) el banco de abogados y abogadas de oficio. Por ende, en términos de nomenclatura, debe quedar clara la distinción entre abogados(as) de oficio, por un lado, y por otro, los(as) abogados(as) pro bonistas. El Reglamento regula directamente el primer grupo, no el segundo.

Nota: El año fiscal es el periodo de 1 de julio de un año calendario hasta el 30 de junio del año calendario siguiente.

6) ¿Cómo un abogado o abogada cumple con el Reglamento?
Hay 5 maneras de cumplir con el Reglamento.

Primera: Figurar en el banco de abogados y abogadas de oficio. Todo(a) abogado(a) a quien no le aplique una causa de exclusión o una causa de exención figurará en el banco de abogados y abogadas de oficio y, por ende, se considerará disponible para una asignación de oficio. ¿Quiere decir esto que un(a) abogado(a) cumple con el Reglamento si figura en el banco de abogados y abogadas de oficio aunque no reciba una asignación de oficio? Sí. Cumpliría con solo figurar en el banco, aunque no reciba una asignación de oficio. Claro está, si recibe una asignación de oficio, tiene el deber de aceptarla, a menos que solicite y se le conceda un relevo por las causas establecidas en el Reglamento.

Segunda: Representación voluntaria asignada de oficio. Significa asumir voluntariamente la representación legal gratuita en un caso judicial (en un proceso que cualifique según el Reglamento) a favor de una persona indigente y solicitar al tribunal, al momento de asumir la representación, que dicha representación se repute como una asignación de oficio. Ello implicará que aplican las disposiciones del Reglamento sobre compensación por honorarios (luego de las primeras 30 horas) y reembolso de gastos.

Tercera: Representación voluntaria pro bono. Significa asumir voluntariamente la representación legal gratuita en un caso judicial (en un proceso que cualifique según el Reglamento) a favor de una persona indigente y solicitar al tribunal que certifique las horas trabajadas pro bono para fines de cumplir con las 30 horas requeridas para solicitar estar exento(a) del banco de abogados y abogadas de oficio. Se requiere que el(la) abogado(a) notifique al tribunal al momento de asumir la representación, que el(la) abogado(a) y el(la) cliente sometan una moción conjunta certificando que no se percibirán honorarios y que el tribunal lo autorice.
En esta modalidad, no aplican las disposiciones del Reglamento sobre compensación por honorarios y reembolso de gastos. Sin embargo, la certificación de horas trabajadas servirá para que el(la) abogado(a) solicite estar exento(a) del banco de abogados y abogadas de oficio el próximo año fiscal (como parte de las 30 horas requeridas para solicitar una exención), y para solicitar convalidación de horas crédito de educación jurídica continua.

Cuarta: Asignación por el tribunal como abogado asesor o abogada asesora. Se trata de fungir, por asignación del tribunal, como abogado asesor o abogada asesora que orienta legalmente a una persona indigente que se autorrepresenta en un caso judicial, en cualquier etapa. En esta modalidad, no aplican las disposiciones del Reglamento sobre compensación por honorarios y reembolso de gastos. Sin embargo, la certificación de horas trabajadas servirá para que el(la) abogado(a) solicite estar exento(a) del banco de abogados y abogadas de oficio el próximo año fiscal (como parte de las 30 horas requeridas para solicitar una exención), y para solicitar convalidación de horas crédito de educación jurídica continua.

Quinta: Rendir 30 horas de trabajo pro bono a través de entidades autorizadas por la Oficina de Administración de los Tribunales. La entidad le certificará al(la) abogado(a) las horas trabajadas pro bono y esa certificación servirá para que el(la) abogado(a) solicite estar exento(a) del banco de abogados y abogadas de oficio el próximo año fiscal. Actualmente, existen más de veinte entidades autorizadas por la Oficina de Administración de los Tribunales. Las 30 horas de trabajo pro bono necesarias para la exención pueden incluir trabajo de asesoría, notarial, y otros, según los parámetros de la entidad autorizada a través de la cual se presten. Además, el trabajo pro bono bajo las entidades autorizadas puede ofrecerse a personas naturales, o a comunidades de escasos recursos o a personas jurídicas, sujeto a los criterios de indigencia aplicables. Por último, un(a) abogado puede combinar el trabajo en varias entidades autorizadas para llegar a las 30 horas necesarias para solicitar estar exento(a) del banco de abogados(as) de oficio.

Nota: El año fiscal es el periodo de 1 de julio de un año calendario hasta el 30 de junio del año calendario siguiente.

7) ¿Qué abogados(as) están excluidos(as) del Reglamento?
Las exclusiones liberan al abogado o abogada de figurar en el banco de abogados y abogadas de oficio indefinidamente o por un periodo específico (mientras persista la causa de exclusión). Hay 5 causas de exclusión:

• No figurar como activo o activa en el RUA.
• Tener 70 años de edad o más.
• Tener incapacidad permanente o indefinida.
• Ser abogado honorífico o abogada honorífica, lo que quiere decir que trabajó por 25 años como empleado o empleada a tiempo completo en una entidad que ofrezca servicios legales a personas de escasos recursos económicos.
• Ocupar un cargo público mediante nombramiento a término que impida el ejercicio de la práctica privada de la profesión.

8) ¿Cómo se solicita una exclusión?
Generalmente, mediante declaración especial presentada electrónicamente en SUMAC. Sin embargo, según los infográficos de la Oficina de Administración de los Tribunales, para las primeras dos causas de exclusión (no figurar como activo o activa en RUA o tener 70 años o más) no se requiere acción del(la) abogado(a). Para las demás causas de exclusión se presenta evidencia mediante declaración especial en SUMAC. Además, se pueden solicitar en la declaración inicial que vence 45 días antes de entrar en vigor el Reglamento y que se presenta electrónicamente en SUMAC.

9) ¿Qué abogados(as) están exentos(as) del Reglamento?
Las exenciones liberan al abogado o la abogada de figurar en el banco de abogados y abogadas de oficio durante el año fiscal determinado. (El año fiscal es el periodo de 1 de julio de un año calendario hasta el 30 de junio del año calendario siguiente.)

Hay 7 causas de exención.

Primera: Rendir 30 horas de trabajo pro bono en el año fiscal anterior. Esto incluye haber rendido 30 horas de trabajo pro bono debidamente acreditadas por una entidad u organización autorizada por la Oficina de Administración de los Tribunales durante el año fiscal anterior; por representación voluntaria pro bono autorizada por el tribunal; y por trabajo como abogado(a) asesor(a) designado(a) por el tribunal. Pueden combinarse modalidades para llegar a las 30 horas requeridas para solicitar la exención.

Nótese que el Reglamento no requiere rendir 30 horas pro bono anuales, sino que las 30 horas son un mecanismo para lograr exención y no figurar en el banco de abogados y abogadas de oficio.

Segunda: Abogados(as) que figuran como activos(as) en RUA pero que no ejercen actualmente la abogacía ni la notaría. Esto aplica a: quienes se dedican exclusivamente a otra profesión u oficio no relacionado con el Derecho; a las personas jubiladas que no ejercen la abogacía ni la notaría; a quienes limitan su práctica jurídica exclusivamente a prestar servicios legales sin percibir honorarios y con el fin de adelantar el acceso a servicios legales por personas que no puedan pagarlos; y a abogados y abogadas en el servicio militar activo.

Tercera: Abogados(as) que no residen ni practican la abogacía o la notaría en Puerto Rico.

Cuarta: Abogados(as) que ocupan un puesto a tiempo completo como empleado o empleada en el servicio público, que no se trate de un cargo público mediante nombramiento a término y que no ejerce la práctica privada de la profesión, a menos que la ejerza sin percibir honorarios para facilitar el acceso a servicios legales por personas que no pueden pagarlos.

Quinta: Abogados(as) que ocupan un puesto a tiempo completo como empleado o empleada de una entidad sin fines de lucro dedicada a ofrecer servicios legales a personas indigentes.

Sexta: Abogados(as) que fungen como miembro de algún comité, comisión, junta u otros grupos de trabajo, cuyos integrantes prestan un servicio ad honorem para la Rama Judicial.

Séptima: Abogados(as) que tienen a su cargo una sección o un módulo de la clínica de asistencia legal de una escuela de Derecho acreditada por el TSPR.

10) ¿Cómo se solicita una exención?
Generalmente, mediante declaración anual presentada electrónicamente en SUMAC en los primeros 30 días de cada año fiscal. (El año fiscal es el periodo de 1 de julio de un año calendario hasta el 30 de junio del año calendario siguiente.) Además, se puede solicitar en la declaración inicial que vence 45 días antes de entrar en vigor el Reglamento y que se presenta electrónicamente en SUMAC. (Excepto las causas de exención por representación voluntaria pro bono autorizada por el tribunal, y por trabajo como abogado(a) asesor(a) designado(a) por el tribunal, que aplican luego de entrar en vigor el Reglamento.)

Si luego del término para presentar la declaración anual, el abogado o la abogada interesa solicitar una exención porque sus circunstancias personales o profesionales han cambiado, puede presentar una declaración especial.

11) ¿Qué remedio tiene el(la) abogado(a) si se le deniega una solicitud de exclusión o de exención?
Las solicitudes para la concesión de una causa de exclusión o exención se concederán por el Secretario o Secretaria del Tribunal Supremo, salvo las solicitudes de exclusión por razón de incapacidad permanente o indefinida, cuya adjudicación quedará reservada exclusivamente al Tribunal Supremo. De denegarse una causa de exención o de exclusión, el Secretario o Secretaria deberá fundamentar su determinación. El(la) abogado(a) puede presentar una solicitud de reconsideración ante el Secretario o Secretaria, dentro de 10 días laborables desde la fecha de la notificación. La solicitud de reconsideración se presenta electrónicamente.

Si, a raíz de una solicitud de reconsideración el Secretario o la Secretaria modifica su determinación inicial, el(la) abogado(a) podrá presentar una nueva solicitud de reconsideración ante el Secretario o la Secretaria, dentro de 10 días laborables a partir de la notificación.

Dentro de 3 días laborables desde la notificación de la determinación final del Secretario o la Secretaria, el abogado o la abogada podrá presentar una moción de reconsideración ante el Tribunal Supremo.

12) ¿Qué procesos judiciales están cubiertos por las asignaciones de oficio?
Casos penales: procedimientos judiciales en los cuales se haya reconocido el derecho a la asistencia legal de abogado o abogada. Según el Reglamento, esto incluye cualquier etapa crítica del proceso, incluida la primera apelación, y en la que, como resultado de dicho procedimiento, una persona natural pueda estar sujeta a: la restricción de su libertad mediante arresto; una o varias de las penas de reclusión que establece el Código Penal y las leyes penales especiales; una o varias de las medidas dispositivas provistas por la Ley de Menores de Puerto Rico; o la modificación o revocación de medidas de desvío o alternas a la reclusión que conlleve la pérdida o restricción de la libertad. No incluye la vista de determinación de causa probable para arresto.

Casos civiles: procedimientos judiciales en los cuales se haya reconocido a una persona natural el derecho a la asistencia legal de abogado o abogada, y procedimientos en los que estén implicadas las necesidades fundamentales del ser humano. Partiendo de los parámetros establecidos por la American Bar Association, el Reglamento define "necesidades fundamentales del ser humano" así: "procedimientos judiciales de naturaleza civil en que estén implicados asuntos sobre vivienda, sustento, salud, seguridad y derechos de los padres y las madres sobre sus hijos e hijas menores de edad, tales como patria potestad, custodia, filiación, relaciones materno- y paterno-filiales en conformidad con los parámetros emitidos mediante directriz por la Oficina de Administración de los Tribunales". (Regla 4(v)). A la fecha de redacción de este artículo, la Oficina de Administración de los Tribunales aún no ha emitido la directriz correspondiente.

13) ¿Cómo se determina que una persona es indigente?
La determinación de indigencia es un requisito previo para que una persona reciba servicios legales al amparo del Reglamento. La Oficina de Administración de los Tribunales adoptó una Tabla de Ingreso Máximo Permitido por Tamaño del Núcleo Familiar.

Casos civiles: el tribunal evaluará la capacidad económica de la persona que alegue ser indigente, quien deberá presentar evidencia jurada de su estado de insolvencia. Si la persona cuenta con una determinación de indigencia emitida por una entidad sin fines de lucro que ofrece servicios legales gratuitos, no será necesaria la evaluación por el tribunal. Pero si la persona no cualificó ante la entidad sin fines de lucro, el tribunal evaluará la capacidad económica de la persona, basada en los estándares de indigencia emitidos por la Oficina de Administración de los Tribunales.

Si la persona es parte promovente, para que el tribunal le asigne un(a) abogado(a) de oficio se le requerirá que demuestre que realizó diligencias para obtener representación legal de alguna entidad que ofrece servicios legales gratuitos y que el servicio le fue denegado.

Si la persona es parte promovida, el tribunal puede asignarle un(a) abogado(a) de oficio sin ser necesario un referido inicial a una entidad que ofrece servicios legales gratuitos.

En procedimientos o vistas de emergencia que requieran la asignación inmediata de un(a) abogado(a) de oficio, no se requerirá a la persona demostrar haber realizado gestiones previas para obtener representación legal ante una entidad que ofrezca servicios legales gratuitos.

Casos penales: como regla general, el tribunal referirá a la Sociedad para Asistencia Legal o a una entidad análoga para entrevista y cualificación. Si la persona no cualificó ante la Sociedad para Asistencia Legal, el tribunal podrá evaluar la capacidad económica de la persona, basada en los estándares de indigencia emitidos por la Oficina de Administración de los Tribunales. La persona que reclama ser indigente deberá presentar evidencia jurada de su estado de insolvencia. En el caso de una persona confinada, el formulario correspondiente puede recibirse sin juramentar y el juramento puede hacerse en sala, durante el próximo señalamiento ante el tribunal.

Trabajo mediante entidad autorizada por la Oficina de Administración de los Tribunales: aplicarán los criterios de indigencia adoptados por la entidad autorizada.

14) ¿Cómo un juez o una jueza realiza una asignación de oficio?
El Reglamento crea el Módulo de Asignaciones de Oficio para que los jueces y juezas realicen las asignaciones. El Módulo es el sistema electrónico que ordena el banco de abogados y abogadas de oficio. El Módulo provee a los jueces y juezas los parámetros para asignar a un abogado o una abogada, según los siguientes factores: la naturaleza del procedimiento; la complejidad del caso; los años de experiencia del abogado o la abogada; y su historial de práctica jurídica. El Módulo divide el banco en dos grupos -civil o penal-, y en zonas judiciales y por antigüedad (número de RUA).

El tribunal selecciona al(la) abogado(a) próximo(a) en turno según el orden de asignaciones del Módulo. Salvo contadas excepciones establecidas en la Regla 8(d) del Reglamento, el tribunal debe seguir dicho orden. Además, el tribunal tiene discreción para evaluar si la recomendación que produce el Módulo es apropiada para el caso, discreción que se limita a los elementos establecidos en la Regla 8(e) del Reglamento.

Las zonas judiciales son agrupaciones de regiones judiciales que persiguen una distribución equitativa del banco de abogados y abogadas de oficio. Son 6 zonas judiciales:

Zona 1: Regiones Judiciales de Aguadilla y Mayagüez
Zona 2: Regiones Judiciales de Arecibo y Utuado
Zona 3: Regiones Judiciales de Bayamón y San Juan
Zona 4: Regiones Judiciales de Carolina y Fajardo
Zona 5: Regiones Judiciales de Aibonito, Caguas y Humacao
Zona 6: Regiones Judiciales de Guayama y Ponce

15) ¿Cómo se objeta una asignación de oficio?
Mediante moción fundamentada presentada dentro de un término no mayor de 5 días a partir de la notificación de la asignación. La moción fundamentada debe exponer justa causa para el relevo. Se considera justa causa: que la asignación sería onerosa debido a la cantidad de asignaciones de oficio recibidas o la cantidad de horas de oficio pro bono ofrecidas en la representación de oficio (certificadas durante el año fiscal en curso); que la asignación implicaría un quebrantamiento de los deberes éticos de diligencia y competencia; o que existen conflictos de intereses personales, éticos o profesionales. Las Reglas 8(h) y 9(b) del Reglamento descartan que ciertas circunstancias allí establecidas constituyan justa causa para el relevo.

Si la moción de relevo es denegada, el(la) abogado(a) puede presentar una moción de reconsideración dentro de 5 días a partir de la notificación. También puede presentar un recurso de certiorari dentro de igual término. Ambos recursos serán ex parte.

Una vez expira el plazo de 10 días desde la notificación de la resolución sin que el tribunal se haya expresado sobre la moción de reconsideración y sin que se haya presentado un recurso de certiorari, la determinación del tribunal será final y firme.

16) ¿Qué se compensa por honorarios y a qué tarifas?
Para abogados y abogadas de oficio, se compensan honorarios por trabajo en exceso de 30 horas por año fiscal. (El año fiscal es el periodo de 1 de julio de un año calendario hasta el 30 de junio del año calendario siguiente.) Las tarifas son $30/hora por tiempo de investigación y preparación del caso fuera del tribunal y $60/hora por tiempo en sala del tribunal, comparecencias al tribunal por videoconferencias y preparación de recursos en etapas apelativas. Se computan en incrementos de .25.

El Reglamento dispone los siguientes topes máximos para honorarios por año fiscal: $1,500 en casos de delitos menos grave o faltas equivalentes en procedimientos de menores; $3,500 en casos de delito grave o faltas equivalentes en procedimientos de menores; y $2,500 en casos civiles. Sin embargo, el Reglamento permite que se soliciten y autoricen honorarios en exceso de los topes, si ello se justifica y se evidencia. El tribunal podrá autorizar honorarios en exceso de los topes cuando el tiempo invertido en el caso, la complejidad del caso y los asuntos novedosos planteados lo justifiquen.

17) ¿En qué momento el abogado o la abogada puede solicitar compensación por honorarios por las horas en exceso de 30 horas como abogado(a) de oficio?
Se debe presentar la solicitud ante el Juez Administrador o Jueza Administradora en el término improrrogable no mayor de 45 días desde que concluya cada año fiscal. (El año fiscal es el periodo de 1 de julio de un año calendario hasta el 30 de junio del año calendario siguiente.) No es necesario que el procedimiento judicial haya terminado.

Si el procedimiento culmina antes de que finalice el año fiscal, el(la) abogado(a) deberá presentar la solicitud ante el Juez Administrador o Jueza Administradora no más tarde de 45 días contados a partir de la notificación del tribunal que dispuso del procedimiento.

Asignaciones de oficio hechas bajo el Reglamento anterior (penal):
Para casos de oficio activos al momento de entrar en vigor el nuevo Reglamento (1 de enero de 2020), el abogado o la abogada deberá presentar la solicitud de honorarios por las horas en exceso de 30 trabajadas hasta el 31 de diciembre de 2019 dentro de un plazo improrrogable 45 días, contados a partir de la vigencia del nuevo Reglamento. Esto aunque el procedimiento judicial no haya terminado.

18) ¿Qué gastos son susceptibles de reembolso?
El(la) abogado(a) asignado(a) de oficio tendrá derecho al reembolso por «gastos razonables» incurridos en la representación legal. La Regla 4(o) define gastos razonables como: "gastos necesarios e indispensables para la efectiva representación de la persona indigente, cuyo rembolso podrá solicitarse mensualmente." No es necesario haber completado las 30 horas de trabajo de oficio para poder reclamar los gastos al tribunal. La Regla 15(b) establece partidas que se consideran gastos razonables. Por otro lado, existen gastos que, aunque son razonables, se consideran extraordinarios por su naturaleza o cuantía y, por ende, requieren autorización judicial previa (antes de incurrirse) para que proceda su reembolso. Los gastos en exceso de $250 son gastos extraordinarios por su cuantía, mientras que los siguientes son gastos extraordinarios por su naturaleza: gastos relacionados a la contratación de servicios profesionales de una persona perita, intérpretes, traductores o traductoras, investigadores o investigadoras, entre otros u otras especialistas similares. Si el gasto excede de $500, se requiere, además, la autorización previa del Juez Administrador o Jueza Administradora.

19) ¿En qué momento el abogado o la abogada puede solicitar el reembolso de gastos?
Mensualmente, no más tarde del décimo día calendario del mes siguiente al que se emitió el pago. Esto, salvo justa causa. No es necesario haber completado las 30 horas de trabajo de oficio para poder reclamar los gastos al tribunal.

Las solicitudes presentadas luego de transcurrido un año desde que se incurrió en el gasto se rechazarán de plano.

Asignaciones de oficio hechas bajo el Reglamento anterior (penal):
Para casos de oficio activos al momento de entrar en vigor el nuevo Reglamento (1 de enero de 2020), el abogado o la abogada deberá presentar la solicitud de reembolso de gastos incurridos hasta el 31 de diciembre de 2019 dentro de un plazo improrrogable de 45 días, contados a partir de la vigencia del nuevo Reglamento. Esto aunque el procedimiento judicial no haya terminado.

20) ¿Y si el(la) abogado(a) no cuenta con recursos económicos para sufragar un gasto razonable y los derechos del(la) cliente pueden verse sustancialmente afectados?
El tribunal podrá autorizar, como excepción, el pago del servicio directamente al proveedor o proveedora, según el procedimiento establecido en la Regla 15(d) del Reglamento.