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Por la Lcda. Lourdes I. Quintana-Lloréns

Existe desconocimiento o confusión sobre el funcionario público denominado en los países de estripe latina, como Puerto Rico, «notario» y designado como «Notary Public» en los Estados Unidos de América. Ante la realidad de que la comparación es irrazonable, es importante ilustrar a la ciudadanía sobre las diferencias que existen entre ambos funcionarios en cuanto a la preparación académica, las funciones, los deberes y su responsabilidad profesional.

El Art. 2 de la Ley Notarial de Puerto Rico, define al notario como el profesional del Derecho que ejerce una función pública, autorizado para dar fe y autenticidad conforme a las leyes de los negocios jurídicos y demás actos y hechos extrajudiciales que ante él se realicen, sin perjuicio de lo dispuesto en las leyes especiales.

Por su parte, en los Estados Unidos, el «Notary Public» es una persona designada por el gobierno estatal, ya sea, el gobernador, el secretario de Estado, o los miembros de la legislatura donde tiene su residencia o tiene un empleo, o dirige un negocio [1] encargada o designada para ejecutar actos notariales[2] por un término entre cuatro (4) a cinco (5) años excepto por Luisiana que es de por vida como en Puerto Rico.

En Puerto Rico, como en gran parte de los estados de Estados Unidos, se les exige a los notarios prestar una fianza para responder por los daños y perjuicios que puedan causar en el desempeño de sus funciones. En esta jurisdicción la fianza exigida es por $15 mil dólares, mientras que en los estados el monto podrá variar dependiendo de la legislación estatal. La experiencia me ha demostrado que este requisito necesita ser enmendado. Mientras dirigí la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN), atendí múltiples casos de notarios cuya obra incautada reflejó deficiencias muy por debajo de la fianza. Propongo que esta obligación esté supeditada a la proporción entre el grado de responsabilidad del notario y el valor del negocio jurídico. Igualmente, propongo que a los notarios «activos»’ cuyos informes estadísticos de actividad notarial hayan sido radicados negativos queden relevados de prestar la fianza por no representar un riesgo al tráfico jurídico.

De entrada, llama la atención la forma en que estos funcionarios públicos son designados al cargo pues, en el caso de Puerto Rico es por virtud de ley y en la nación norteamericana nombrados por el Estado. Esta discrepancia, nos lleva a distinguir los requisitos que tienen que cumplir para ejercer sus facultades en ambas jurisdicciones.

Contrario a los Estados Unidos, donde el único grado académico requerido al notario anglosajón es haber completado la escuela secundaria, la preparación académica, a los notarios en Puerto Rico es más rigurosa. El Tribunal Supremo, exige para ejercer como notario haber sido admitido al ejercicio de la abogacía y, además, haber aprobado el examen de reválida notarial. Se exige que el notario sea un profesional del Derecho por la complejidad de los negocios jurídicos en los cuales interviene. Para lograrlo, los notarios tendrán que obtener dos grados universitarios, un bachillerato más el grado de Juris Doctor de una Escuela de Derecho acreditada por la American Bar Association. Solamente a los abogados admitidos a la práctica se les permite solicitar tomar el examen de la reválida notarial. Por ende, no todo abogado en PR es notario, pero, todo notario es abogado. Precisamente, por el conocimiento legal adquirido, el notario imparte fe pública a los documentos que autoriza los cuales, gozan de una presunción de legalidad, veracidad y eficacia jurídica.

Tras haber juramentado el cargo en la Secretaría del Tribunal Supremo, y, registrar la firma, signo, sello y rúbrica, tanto en la secretaría como en el Departamento de Estado, así como sus datos de contacto, deberá informar cualquier cambio incluyendo a la ODIN, ente fiscalizador de la función notarial. Muchos estados, como Nueva York, exigen a los notarios estampar su sello notarial junto a las firmas de los documentos en los que interviene o certifica y en el récord en donde registran todas las transacciones.

Como si no fuera suficiente, tenemos que cumplir cada tres (3) años con el Programa de Educación Jurídica Continua que exige tomar veinticuatro (24) horas créditos de las cuales, un mínimo de seis (6) horas créditos estén relacionadas al Derecho Notarial y, otras 4 horas créditos, a Ética Profesional. De incumplir este deber, nos exponemos a posibles sanciones económicas o disciplinarias, algunas tan severas como la suspensión temporera o permanente del ejercicio de la práctica de la profesión como notario y, en algunos casos, también, como abogado.

En EU, las funciones de un notario pueden variar ampliamente de un estado a otro y, en la mayoría de los casos, tiene prohibido actuar fuera de su estado de origen a menos que también tenga una comisión o autorización. En Puerto Rico, los notarios pueden prestar sus servicios únicamente en esta jurisdicción.

Las funciones del «Notary Public» en los Estados Unidos pueden ser varias entre las cuales destaco algunas que coinciden con los notarios puertorriqueños como: administrar juramentos o afirmaciones, autenticar copias de documentos, presenciar la apertura de cajas de seguridad y realizar otros actos notariales permitidos dentro de su jurisdicción como actuar como testigo imparcial en el reconocimiento de firmas en un documento ante su presencia por personas cuya identidad puede asegurar por conocimiento propio, o mediante documento fehaciente, o por medio de un testigo de conocimiento.

Sin embargo, en esta jurisdicción la citada ley dispone que es su función recibir e interpretar la voluntad de las partes, dándole forma legal, redactar las escrituras y documentos notariales a tal fin y conferirle[s] autoridad a los mismos. La fe pública al notario es plena respecto a los hechos que, en el ejercicio de su función personalmente ejecute o compruebe y también respecto a la forma, lugar, día y hora del otorgamiento.

La rigurosa formación académica se justifica porque el notario, antes de autorizar una escritura, tiene la obligación de investigar los antecedentes relacionados al negocio jurídico para lograr el consentimiento informado de quienes desean llevar a cabo un acto o negocio. Algunos que inciden sobre los bienes inmuebles son: la compraventa, la donación, la cesión de participación luego del divorcio a un ex cónyuge, la venta o cesión de una participación hereditaria, la constitución de hipoteca en garantía de un préstamo o la modificación de la misma, la permuta, la segregación, la cancelación parcial o liberación de una hipoteca, etc.

Relacionado al mercado inmobiliario, la ley exige que el notario examine las constancias del inmueble en el Registro de la Propiedad, así como, las certificaciones acreditativas o negativas de deuda por contribuciones que expide el Dpto. de Hacienda y el CRIM pues, viene obligado el notario a explicarle a las partes los efectos adversos de tales deudas. También, deberá procurar la certificación de deuda por concepto de las cuotas de mantenimiento, derramas u otros gastos cuando el inmueble ubica en un lugar con control de acceso o en un condominio. Incluso, valida que el representante de la institución financiera, haya explicado con anticipación los documentos del cierre hipotecario y el derecho que le asiste al deudor sobre mediación ante una posible ejecución de la propiedad. Además, explica la partida de gastos notariales y el alcance de las cláusulas de penalidad.

Dependiendo de los acuerdos entre las partes, de los hallazgos de la investigación y el análisis jurídico de los documentos evaluados, el notario consignará en la escritura pública las advertencias de rigor a las partes para obtener su consentimiento. El notario incluso, advierte sobre los riesgos inherentes a la transacción. En algunos casos, se le ha requerido al notario examinar planos para lo cual, requiere la asesoría de un ingeniero o de un arquitecto para asegurar que cumplen con los requisitos de ley. En otros, el notario examina la documentación que acredita la capacidad representativa de funcionarios, personas jurídicas, mandatarios o apoderados, del administrador judicial, del tutor o los padres con patria potestad, etc. También, solicita documentos indispensables de los que la transacción como la Certificación de Gravamen o Relevo que expide el Dpto. de Hacienda en los casos relacionados a herencias y donaciones sobre los cuales, de ordinario, no tiene inherencia del tiempo en que le serán expedidos. Igualmente, tiene que asegurarse de remitir las notificaciones que la ley ordena con posterioridad a las instrumentalidades de Gobierno. En otras palabras, el notario es quien advierte a los comparecientes si el negocio que pretenden llevar a cabo adolece de defectos que pudieran afectar su validez e impedir, por ejemplo, la inscripción de su título o derecho en el Registro de la Propiedad.

Según explicado, resulta evidente que en Puerto Rico el notario no es un autenticador de las firmas como en los Estados Unidos. El notario en esta jurisdicción es un profesional del derecho que ejerce una función pública delegada por el Estado de forma imparcial, pronta y diligentemente conforme a las leyes aplicables y debe dedicar el tiempo necesario para asegurar la veracidad del contenido de la escritura pública la cual debe cumplir con los requisitos de fondo y de forma.

La preparación de una escritura pública, requiere invertir tiempo y cuidado. No se trata de un formulario uniforme a todos los negocios jurídicos pues, cada uno de ellos tiene sus particularidades.

Precisamente, el conocimiento que exige el grado de complejidad de las transacciones y la responsabilidad que conlleva para el notario hace imposible, en estos momentos, autorizar un instrumento público de forma virtual. Después de todo, el notario como no representa a ninguna de las partes, asegura que el contenido del documento público tenga eficacia contra terceros, salvaguardando de esta manera el tráfico jurídico.

Indudablemente, se requiere trabajar en la legislación y la reglamentación conducentes a la implantación de una ley especial que permita al notario tener disponibles modalidades alternas y la firma electrónica para autorizar virtualmente instrumentos públicos. Para lograrlo, se requiere conocimiento especializado sobre la materia y experiencia en la función notarial.

Es prioritario disponer del tiempo necesario para efectuar una transición ordenada que advertimos requerirá de la asignación de fondos para cubrir los gastos que conlleva los cambios al sistema de mecanización y a la plantilla del personal de la ODIN para que a su vez puedan orientar a los notarios y fiscalizar su labor. Recomiendo promover la participación de los miembros de las Facultades de Derecho, de notarios cuya obra sea variada, de los Registradores de la Propiedad, de la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN), de los miembros de instituciones financieras, del Departamento de Hacienda y del CRIM y, demás agrupaciones de notarios y corredores de bienes raíces.

En el 2007, dimos un primer paso al transformar la Oficina de Inspección de Notarías en una organización ágil, moderna y accesible a los notarios, a las instituciones e individuos que requieren sus servicios. La Rama Judicial incorporó la tecnología necesaria que ha facilitado el cumplimiento de las obligaciones que el ejercicio del notariado conlleva. Sin embargo, debo aclarar que la Ley Núm. 196-2007 no tuvo el efecto de extender el uso de la firma electrónica a los instrumentos públicos autorizados por los notarios ni modificó las modalidades para autorizarlos en o fuera de esta jurisdicción.

No estamos aún listos para la adopción inmediata de medidas con posibilidades de impactar adversamente al notariado puertorriqueño. Reitero que necesitamos tiempo para atemperar el ejercicio de esta noble profesión, de estirpe latina, a los negocios jurídicos que se celebran en otras jurisdicciones bajo la modalidad virtual. Incluso, habría que considerar aspectos de seguridad y el alcance de su uso a otras jurisdicciones que proteja los derechos de los ciudadanos.

Por último, a los corredores de bienes raíces no se les exige la misma preparación académica, igual funciones e idénticos deberes que al notario puertorriqueño. Incluso, existe una desigualdad impresionante e injustificada entre los honorarios que devenga cada cual y su responsabilidad ético profesional. Jamás deben ser comparados.

[1] http://www.123notary.com/notary-public-information.htm

[2] Notary Public means an individual commissioned or appointed to perform notarial acts. https://www.nationalnotary.org/file%20library/nna/reference-library/code-of-professional-responsibility-2020.pdf