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Por Daniel Rivera Vargas

La Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) inició esta semana el llamado «proceso extraordinario de inspección», una secuela del fin del libro físico de testimonios y de la llegada del Registro Electrónico de Testimonios (RET) desde el pasado 1 de junio.

El proceso de inspección se anunció el pasado 12 de agosto mediante el memorando al notariado Num. 1 del año fiscal 2025-2026 del director de ODIN, el licenciado Manuel E. Ávila de Jesús.

«El fin principal de este proceso de Inspección Extraordinaria es impactar el universo de 8,453 notarios(as) activos(as) en el Registro Único de Abogados y Abogadas (RUA). La inspección abarcará a todos(as) los(as) fedatarios(as), indistinto del grado de actividad notarial que realizan; inclusive, a los(as) notarios(as) que en su gesta profesional notifican "actividad negativa" en el Informe Estadístico Anual de Actividad Notarial», indicó Ávila en el memorando del mes pasado.

Lee y descarga el memorando aquí

El 1 de junio inició la mas reciente fase de modernizar labores notariales y jurídicas, incluyendo que ya los notarios no llevarían su registro de testimonios en el tradicional libro que se usaba antes, eliminando el requisito de la doble estampilla de Sociedad de Asistencia Legal (SAL) y que ahora los registros deben incorporarse directamente a la plataforma Sistema Integrado Notarial (SIGNO). Los pagos a SAL se registran ahora cuando el abogado hace el pago de los $5 en la plataforma y el sistema no permite someter los informes mensuales notariales si no se ha pagado los testimonios en la plataforma.

El proceso extraordinario de inspección busca dar seguimiento a ese cambio, y constatar que se concluya formalmente con cualquier trámite relacionado al anterior libro de testimonios.

De cara al inicio del "proceso extraordinario de inspección", en la plataforma de SIGNO se dan una serie de directrices.

1. El (La) notario(a) debe esperar la llamada del (de la) Inspector(a) para coordinar la fecha de entrega de la obra que será examinada, la cual se limita al Libro de Registro de Testimonios.  No se aceptarán peticiones para adelantar fechas ni se concederán turnos preferentes.
2. Un(a) notario(a) deberá tener disponibles los informes notariales presentados ante la ODIN en caso de que un(a) Inspector(a) los solicite.  Si usted presentó sus informes en formato electrónico desde el 2012 en adelante, no debe preocuparle nada.  Si usted presentó en formato físico hasta el mes de diciembre de 2020, no tiene que solicitar copia certificada de sus informes, salvo que surja alguna discrepancia en el proceso de examen del Libro de Registro de Testimonios, según lo indique el(la) Inspector(a) de Protocolos.
3. Los exámenes de obra para fines de una Certificación de Estado serán limitados.  Solo serán atendidas aquellas solicitudes en la cual un(a) notario(a) presente evidencia de que ha sido nominado(a) o designado(a) a un cargo incompatible con la función notarial.
4. La evidencia acreditativa de la fianza notarial contratada para el periodo de enero de 2013 al presente debe ser provista mediante una certificación expedida por la entidad afianzadora correspondiente.  Si usted contrató el producto con dos o más entidades afianzadores en diversos periodos debe: (a) obtener las correspondientes certificaciones y (b) asegurarse de haber presentado las correspondientes mociones informativas ante el Tribunal Supremo de Puerto Rico con copia a la ODIN.  Copia de los documentos deberán ser facilitadas al momento de ser entregado(s) el(los) Libro(s) de Registro de Testimonios que serán examinados.

5. Será obligación del (de la) notario(a) entregar el día de su cita tanto la(s) certificación(es) relacionada(s) con la(s) Fianza(s) Notarial(es) contratada(s) como la Hoja de Información remitida con la citación en la cual tienen que relacionar el inventario de la obra notarial bajo su custodia.  De incumplir con ello, su obra no será recibida.