Nota de la editora: ¿quieres estar al día con noticias notariales? Te invitamos a registrarte en nuestro boletín.

Por Daniel Rivera Vargas

El director de la Sociedad para Asistencia Legal (SAL), Félix Vélez Alejandro, explicó que los notarios o personas interesadas en solicitar un reembolso por los sellos de testimonios ya pueden comunicarse con la entidad para evaluar su petición.

«Han llegado solicitudes de reembolso y no me extraña que se sigan multiplicando», informó Vélez Alejandro en entrevista con Microjuris.

Accede al formulario para el reembolso aquí

El interés por el proceso de reembolso comenzó tan pronto el Poder Judicial informó, en las pasadas semanas, que el pasado 1 de junio se sustituiría el libro físico de testimonios por un proceso de notificación en la plataforma electrónica SIGNO, que elimina el uso del anterior "doble sello" dorado cuyos ingresos iban a la SAL.  Uno de esos sellos se adhería al documento notarizado y el otro al libro de testimonios físico, cuyo uso ya fue descontinuado.

«Desde que se anunció esto por ODIN han estado llamando, hay una que llamó de 600 sellos; otra 300, y otra de 50», recordó Vélez Alejandro. También supo de «notarios que los estaban ofreciendo por redes sociales para venderlos y salir de ellos". Cada sello costaba $5 por lo que esa persona que preguntaba por 600 sellos había invertido en ellos $3,000.

Vélez informó que han recibido más de 30 llamadas. En los casos en que se ha informado la cantidad de sellos, se estima un valor aproximado de $20,000, correspondientes a unos 4,000 sellos. «Hay una persona que dice que tiene más de 3,000 sellos», destacó.

Asimismo, lamentó el poco tiempo que se ha dado en este proceso. Recordó que no es la primera vez que ocurre porque cuando entró en vigor el sello de la doble estampilla, que se usó hasta mayo, también causó problema la sustitución con el mecanismo anterior.

«Nos va a causar una avalancha de peticiones», afirmó.

Vélez Alejandro explicó que el dinero no será reembolsado en su totalidad porque SAL no recibe el dinero en su totalidad. Hay un porcentaje pequeño, de 5%, que no les era entregado a estos porque era usado para gastos administrativos.

Los sellos se compraban de forma anticipada, a veces en grandes cantidades, para tenerlos disponibles tan pronto un cliente solicitaba un testimonio o affidavit. La práctica de abogados o bufetes con grandes flujos de este tipo de producto notarial era comprar muchos sellos para tenerlos disponibles tan pronto se solicitaba el servicio, explicó.

El anuncio del nuevo proceso se dio primero a través de una orden firmada por la jueza presidenta del Tribunal Supremo Maite Oronoz el 9 de mayo, y luego a través de un memorando de la Oficina de Inspección de Notarías del 14 de mayo. Finalmente, el 15 de mayo, el Departamento de Hacienda delegaba expresamente los trámites relacionados con el reembolso de sellos comprados antes de la entrada en vigor del nuevo registro electrónico.

«El Programa SIGNO Notarial, no provee renglón alguno para el uso de sellos adquiridos bajo la Cifra 9397, por lo que debe estar pendientes de cualquier orientación o comunicación oficial que publique la Sociedad para la Asistencia Legal para la presentación de cualquier reclamación por concepto de reembolso de valores adquiridos, pero no utilizados», lee el inciso b de la carta circular.

«Por otra parte, los sellos identificados con la Cifra 9397, no podrán ser utilizados en los instrumentos públicos que requieren la cancelación del arancel a favor de la Sociedad para la Asistencia Legal conforme a la Ley 244 – 2004, según enmendada», agrega el inciso C de esa carta.

Lee la carta aquí

Requisitos para reembolso de sellos

Los interesados en solicitar el reembolso deben:

1. Llenar solicitud de reembolso de sellos de la SAL
   a. Toda solicitud para reembolso de sellos deberá ser en la Solicitud Oficial de la Sociedad para Asistencia Legal.
   b. Incluir el nombre de quién se hará el cheque del reembolso, de ser aprobado.
   c. La solicitud tiene que estar firmada y con fecha de entrega.

2. Entregar carta explicativa
   a. Razón de la solicitud.

3. Identificación con foto.

4. De no ser el poseedor de los sellos, deberá traer carta de la persona, abogado o compañía autorizando hacer el trámite de la solicitud, con la debida identificación (ID).

5. Entregar sellos originales impresos en orden según lo desglosa en la solicitud.

6. Enviar solicitud a:
   Sociedad para Asistencia Legal
   Apartado 21490
   San Juan, PR 00928

Vélez Alejandro comunicó que la identificación de los sellos por número es indispensable. «Tiene que haber evidencia de que ese sello no circuló y no se utilizó», aseveró. Por lo tanto, en el formulario se debe identificar cada sello por el código numérico que tiene individualmente cada uno.

De igual forma, exhortó a las personas interesadas a contactar a SAL al 787-765-3875.

Al respecto, añadió que SAL tiene que responder por esos fondos. «Eso en una auditoría debe estar claro», indicó.

Un comité previamente designado en la SAL será el encargado de evaluar las solicitudes y verificar la validez de los sellos —como, por ejemplo, que no hayan sido utilizados ni sean falsificados, a raíz de un caso reciente en el que una persona fabricó sellos de forma fraudulenta—. Una vez validado, se reembolsará el dinero invertido, exceptuando el porcentaje correspondiente al "gasto administrativo", el cual nunca ingresó a SAL, explicó Vélez Alejandro.

El director de SAL dijo que estima que el proceso dure algunas semanas una vez se solicite el reembolso.

Igualmente, Vélez Alejandro mencionó que el poco tiempo entre el anuncio del fin de los sellos físicos y su entrada en vigor -unas tres semanas- los coloca a ellos en posición de tener que reembolsar dinero que en algunos casos todavía no han recibido. Indicó que cuando los notarios o sus empleados compraban sellos en bancos, cooperativas o colecturías, ese dinero no pasaba de inmediato a SAL sino que era enviado a una cuenta especial de Hacienda relacionada a los sellos y de ahí, en un proceso que podía tardar meses, era que les enviaban el dinero.

«Esos chavos de [sellos comprados en] mayo a mí me llegan en julio, y se supone que devolvamos el dinero ahora», agregó. «Eso nos crea un problema».

También informó que no se sabe cuánto dinero tendrán que reembolsar aún, pero estimó que podría ser cerca de $25,000, lo que equivale a unos 5,000 sellos.

Igualmente, dijo que pueden surgir inconvenientes con un proyecto de ley relacionado al tema que ya fue aprobado en el Senado, el P. del S. 59, y que insiste en el tema del uso de la doble estampilla, el mecanismo usado hasta mayo. Si esa medida se convierte en ley, va por encima de una directriz administrativa, indicó.

Vélez Alejandro indicó que la SAL fue quien originalmente impulsó el uso de la doble estampilla, un mecanismo ideado en su momento para disminuir el incumplimiento relacionado con la obligación de adherir dichas estampillas al libro de testimonios. Por ello, expresó el respaldo de la entidad al proyecto de ley.

La SAL es una entidad sin fines de lucro que brinda representación legal en casos penales a personas de escasos recursos en el país.