El pasado martes, 7 de abril se celebró el conversatorio «Modernización del Registro de la Propiedad y los cambios que están en proceso para el Registro» en donde el Departamento de Justicia anunció la digitalización estructural del Registro de la Propiedad mediante el innovador sistema «Karibe».

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La actividad fue auspiciada por el Instituto del Notariado Puertorriqueño del Colegio de Abogados y Abogadas de Puerto Rico y estuvieron presentes abogados, registradores y público en general así como funcionarios del Departamento de Justicia. En el conversatorio, la licenciada Mayra Huergo, Secretaria Auxiliar de Administración del Departamento de Justicia, informó los cambios que se avecinan para el Registro de la Propiedad, entre ellos la utilización de «Karibe», un innovador sistema diseñado en Puerto Rico "por talento puertorriqueño que se ajusta a las características de nuestro Registro de la Propiedad". Así, esta nueva aplicación reemplazará al sistema de informática registral actual, «Ágora», que se ha utilizado desde el 2004 y que fuera diseñado en el Colegio de Registradores de España.

"En términos de tecnología estamos en el año 1863 pero se han hecho esfuerzos que han costado millones. Finalmente hemos conseguido financiamiento para que el gobierno ponga el registro donde tiene que ponerlo", expresó Huergo.

Según la funcionaria, los trabajos comenzados el año pasado para digitalizar todas las fincas existentes en el Registro de la Propiedad finalizarán el mes próximo, estando ya registradas el 80% de las fincas registradas, incluyendo los libros auxiliares. Este proceso de digitalizar las fincas no sólo contribuye a una búsqueda más sencilla en el Registro, sino que aporta a la preservación histórica de los documentos que en el registro se han inscrito. Este nuevo sistema, que se llamara «Registro Digital Inmobiliario de Puerto Rico» se estará probando de forma interna durante el mes de mayo, con la expectativa de que en el mes de junio los notarios puedan accederlo y así realizarse pruebas externas. Asimismo, se proyecta que esté disponible para el uso del público para el mes de julio.

Huergo también explicó que con la incorporación de esta nuevo estructura, el Registro se transformará en un sistema totalmente digital ("paperless"), en el que los documentos que se reciban se digitalizarán para calificarse, y las personas se llevarán los documentos el mismo día de su presentación. A su vez, los notarios podrán llevar a cabo estudios de las fincas y someter hasta diez documentos en línea para su inscripción desde la comodidad de sus oficinas, añadiendo también de forma digital los documentos complementarios que sean necesarios. La inscripción de los documentos también se pagará en línea, pues el Registro estará conectado con el Departamento de Hacienda, la Junta de Planificación y el Registro Único de Abogados. Este tipo de presentación en línea estará limitado para los notarios, aunque el sistema podrá utilizarse por el público en general en los distintos Registros de la Propiedad alrededor de Puerto Rico.

El nuevo sistema podrá utilizarse en tabletas, teléfonos inteligentes ("smartphones") y computadoras y por su utilización se deberá pagar una cuota de diez dólares pagaderos al inscribir. El pago por el uso del sistema se hará en conjunto con el pago de la inscripción o de cualquier otra transacción por medio de una colecturía virtual que aceptará tarjetas de débito y crédito. Al realizarse el pago, el sistema emitirá una minuta de presentación que se podrá imprimir. Varias transacciones por medio del sistema serán de forma gratuita, incluyendo la búsqueda de fincas por el nombre de sus dueños o por la dirección y su identificación por medio de mapas disponibles en el sistema.

Se prevé que este nuevo sistema agilice el proceso de inscripción en el Registro, asignando los casos de forma automática a los técnicos impidiendo la arbitrariedad en el escogido de las presentaciones. También, los registradores de la propiedad tendrán acceso a los documentos a calificar mediante su huella digital. Algunas de las características que distinguen a «Karibe» del sistema actual es:

• Una sola base de datos que los abogados notarios podrán acceder desde sus oficinas
• Se prevé que no habrá que entregar documentos complementarios eventualmente
• Mapas de las fincas
• Notificación vía correo electrónico de defectos que impidan la calificación
• Cualquier otra notificación vía correo electrónico o mediante el sistema «Karibe»
• Documentos se subirán en formato PDF
• Utilización gratuita del público en general en los Registros de la Propiedad
• Estudiosos de títulos tendrán que pagar una cuota por la utilización del sistema
• Se eliminarán los libros en las secciones transformándose el Registro en un sistema totalmente digital
• Los planos se someterán de forma electrónica
• La presentación no se limitará al horario particular del Registro (8:00 a.m. a 3:00 p.m.), sino que funcionara 24/7

Respecto a esta transformación dramática y la dificultad que suponga para los abogados que no utilizan computadoras, Huergo explicó que el Departamento de Justicia brindará toda la ayuda necesaria y el apoyo a aquellos que no utilizan computadoras para que puedan hacer una transición al nuevo sistema. La funcionaria explicó que a pesar de que considera que ese es el caso de muchos notarios en Puerto Rico, deben reconocerse los beneficios extraordinarios de este nuevo formato en términos de la agilidad en la inscripción y acceso de los documentos registrados así como para la transformación del Registro en uno de vanguardia.

por Zoán T. Dávila Roldán