Las opiniones expresadas en este artículo son únicamente del(a) autor(a) y no reflejan las opiniones y creencias de Microjuris o sus afiliados.

Por Loreana González-Lazzarini, CPA

Tercera de tres columnas sobre conflictos de interés, responsabilidad del pass-through y el riesgo que sobrevive al cierre de un programa. Qué pasa cuando el hallazgo aparece años después de que todos creyeron que el asunto terminó.

Las dos primeras partes dejaron un costo sin sostener y a un recipiente respondiendo por él. Falta la variable que lo cambia todo: el tiempo.

Puerto Rico está entrando en la fase de cierre de los fondos federales de emergencia de la pandemia. En los fondos de recuperación fiscal, miles de subawards y cientos de entidades se acercan a una fecha límite de gasto que, para la mayoría de los usos, vence este diciembre, con el informe final poco después. Todo el que administró ese dinero está corriendo hacia esa fecha. Y casi todos creen que cuando entreguen el informe final se acabó el asunto.

No se acabó.

El cierre no cierra nada

La sección 200.345(a)(1) dice que el cierre de un award federal no afecta el derecho de la agencia federal ni del pass-through a denegar costos y recuperar fondos sobre la base de una auditoría o revisión posterior. La condición es que la determinación se haga y se notifique dentro del período de retención de récords.

Y ese período no siempre es de tres años. La regla general de § 200.334 son tres años, contados desde la presentación del informe financiero final. Pero los términos de ciertos programas exigen más. En los fondos de recuperación fiscal de la pandemia, Tesoro exige a sus recipientes conservar los récords durante cinco años a partir de la fecha en que todos los fondos hayan sido gastados o devueltos, según cuál ocurra después. Los subrecipientes quedan sujetos a la Uniform Guidance y a los términos incorporados a sus subawards.

En algunos de los programas que se están cerrando ahora, habrá que poder explicar estas decisiones hasta bien entrada la próxima década.

El cierre no elimina el riesgo. Lo traslada en el tiempo.

El reloj sigue corriendo

Si antes de que expire el término comienza una auditoría, una reclamación o un litigio que involucra esos récords, la obligación de conservarlos se extiende hasta que el asunto quede resuelto y se tome acción final. El cierre fija la ventana durante la cual todavía habrá que poder reconstruir lo que pasó.

Hay otra consecuencia que conviene hacer explícita. La facultad de denegar y recuperar después del cierre la tienen la agencia federal y el pass-through por igual, y a los dos se les aplica la misma condición: la determinación se hace y se notifica dentro del período de retención. Un recipiente que descubre un problema y se queda callado esperando que se enfríe está gastando la ventana que tiene para actuar sobre ese costo.

El tiempo no corrige decisiones mal documentadas. Solo hace más difícil defenderlas y, cuando corresponda, recuperar el dinero.

Cuando toca reconstruir la decisión

El hallazgo aparece en el Single Audit del año siguiente. O en una monitoría dos años después. O en una revisión de cierre cuatro años después.

Para entonces, quien evaluó el riesgo de ese subrecipiente cambió de agencia. Quien redactó el subaward se jubiló. Quien aprobó el desembolso está en otro programa. Y el auditor no pregunta si aquella gente sabía lo que hacía.

Pregunta si la organización puede demostrar hoy el criterio con el que decidió entonces.

Lo escribí en la primera parte de esta serie y aquí es donde de verdad pesa. Los auditores no auditan recuerdos. Auditan expedientes.

Ahí es donde muchos de estos casos se vuelven indefendibles en Puerto Rico, y no necesariamente por mala fe. A veces terminan convertidos en hallazgos de incumplimiento o manejo inadecuado porque la organización ya no puede demostrar el criterio detrás de la decisión. La evaluación de riesgo fue una conversación. El monitoreo fue una llamada. La decisión de no imponer condiciones se tomó con buen juicio. Nunca se escribió por qué.

La memoria institucional

El expediente tiene que explicarse solo, sin la persona que lo creó. Esa es, en la práctica, la medida contra la que terminan evaluándose los expedientes, aunque el reglamento no utilice esa formulación. A eso le llamo memoria institucional: la capacidad de una organización para explicar mañana, ante quien pregunte, las decisiones que tomó ayer.

Los expedientes que se están cerrando este diciembre se van a leer durante años. Habrá que defender cada decisión cuando ya no esté quien pueda explicarla.

Empezamos con un contrato a un cónyuge. Terminamos con una verdad más incómoda: años después, no importa cuánto sabía la organización. Importa cuánto puede probar.

Porque cuando la gente se va, el expediente es la única versión de los hechos que queda.

Loreana González-Lazzarini es CPA y fundadora de Citizens of Mastery LLC. Tiene dos décadas de experiencia en fondos federales, recuperación de desastres y capacidad institucional.

Las columnas deben enviarse a mad@corp.microjuris.com y deben ser de 600-800 palabras.