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Por la Lcda. Karla G. Mercado Rivera
Administradora y Principal Oficial de Compras de la Administración de Servicios Generales

Llevamos alrededor de un mes trabajando con lo que ha sido la implementación del módulo de finanzas en el Gobierno de Puerto Rico. A partir de ese 7 de julio no han parado las llamadas, los mensajes y la búsqueda de reacciones sobre lo que ha sido el resultado de la implementación. La realidad es que esto lleva años trabajándose y me he dedicado a escuchar y ver las diferentes reacciones y acciones para atender las distintas situaciones.

Debemos comenzar por entender lo que es. Así que aquí vamos:

¿Qué es el ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema que integra en una misma plataforma distintos procesos administrativos y financieros del Gobierno: contabilidad, presupuesto, pagos, compras, entre otros. Su propósito debe ser, precisamente, conectar procesos, reducir duplicidad, mejorar la información disponible y facilitar una mejor gestión pública. Como consecuencia, los estados financieros deberían estar disponibles más rápido, se supone que mejoren las operaciones, entre otras cosas.

¿Qué se prendió del ERP y qué falta por implementarse?

Lo que entró en operación en esta primera fase fue principalmente el componente financiero. El módulo de adquisiciones todavía no ha sido implementado, aunque fue configurado para que el Departamento de Educación pueda utilizarlo. Por eso, al momento, las compras de Educación dejaron de estar públicas como las demás que se trabajan a través de la ASG.

Eso es importante porque muchas de las situaciones que hoy afectan a agencias y suplidores no están relacionadas con el proceso de compras como tal, sino con configuraciones y procesos dentro del componente financiero que comenzó a operar, como la facturación.

En el caso de los suplidores, para transferir los datos de cada uno de ellos desde los sistemas anteriores, utilizaron información de otros registros que no se actualizan de manera continua, como el RUL y el RUP. Así que no es que no tengan el RUL o el RUP vigente; es que quizá usted estaba registrado en algún otro lugar que contenía información que no estaba actualizada. Sin embargo, una integración con el RUL y el RUP deberá ir resolviendo la situación.

¿Qué es lo que está dando problemas?

Los principales señalamientos que hemos recibido están relacionados con procesos que impactan la gestión financiera y, por consecuencia, el trámite de pagos y la interacción de las agencias con los suplidores. Cuando un sistema nuevo altera procesos, validaciones, datos o configuraciones que antes funcionaban de otra manera, el efecto no se queda dentro de una pantalla y puede terminar afectando operaciones reales.

Otras situaciones, más dirigidas internamente entre agencias, están relacionadas con la configuración de las cuentas donde se registran las transacciones y están los fondos disponibles para contratar, hacer las compras y operar en general.

¿Por qué está dando problemas?

Porque implementar un ERP no es simplemente "prender un sistema". Requiere validar configuraciones, datos, procesos, integraciones, excepciones y, sobre todo, probar cómo esas decisiones afectan la operación diaria antes de llevarlas a producción. No era solo hacer las pruebas; era validar que el resultado fuera el esperado y atender los comentarios o señalamientos que se levantaran en esas pruebas.

La tecnología puede ser excelente, pero si una configuración no responde a la realidad operacional del Gobierno, el problema no es necesariamente la herramienta; puede ser cómo fue diseñada, configurada o implementada.

¿Estos problemas tienen solución?

Sí. Una implementación de esta magnitud puede enfrentar situaciones que requieran ajustes. Lo importante es identificarlas correctamente, reconocer su causa y atenderlas con rapidez. Negar el problema, minimizarlo o atribuirlo a una causa incorrecta solamente retrasa la solución.

Y, ciertamente, hay que hacer una validación de las decisiones tomadas, determinar si había advertencias sobre esto y cuánto costó no tomarlas en consideración.

¿Cómo se solucionan?

Primero, identificando con precisión dónde está fallando cada proceso. Segundo, distinguiendo entre problemas de sistema, configuración, datos, diseño de procesos y capacitación. Tercero, estableciendo responsables y fechas concretas para corregirlos.

Y, sobre todo, escuchando a quienes están ejecutando los procesos todos los días en las agencias: personal financiero, áreas operacionales y suplidores. Son ellos quienes pueden identificar dónde una decisión diseñada sobre papel no está funcionando en la práctica.

¿Es importante saber que estas situaciones se venían advirtiendo y que fueron documentadas?

Sí. Muchísimo.

No para buscar culpables ni para decir "se los advertimos", sino porque la documentación permite determinar qué riesgos habían sido identificados, qué recomendaciones se hicieron, cuáles fueron atendidas, cuáles no y qué decisiones nos llevaron al escenario actual.

Esa información es indispensable para corregir con seriedad. La memoria institucional, la documentación y la evidencia permiten aprender de las decisiones tomadas y evitar repetir los mismos errores en las próximas fases del proyecto.

Al final, la discusión no debe ser sobre quién tiene la razón. Debe ser sobre cómo hacemos que esto funcione.

Para solucionar un problema, primero hay que reconocerlo y describirlo correctamente. Decir la verdad sobre lo que está ocurriendo no debilita un proyecto; al contrario, permite fortalecerlo.

Un ERP puede ser una herramienta extraordinaria para transformar la administración pública. Pero, para que lo sea, necesitamos información correcta, transparencia sobre los problemas, apertura para reconocer lo que debe corregirse y decisiones basadas en la realidad operacional.

Porque solamente cuando tenemos un diagnóstico correcto podemos implementar soluciones que de verdad atiendan el problema.

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