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Cuatro abogados y una salubrista recomendaron a la comunidad jurídica medidas tecnológicas, de comunicación y prevención para mantener la operación de los bufetes en Puerto Rico, a pesar de la declaración de Estado de Emergencia.

El profesor y abogado, Manuel A. Quilichini García, comenzó la discusión sobre el desarrollo de una oficinal digitalizada desde el paso del huracán María en el 2017, aunque lleva practicando el acceso remoto y la digitalización desde 1992 durante el caso de Dupont.

De acuerdo con el profesor Quilichini García, no hay excusa para no digitalizar los documentos y tenerlos accesibles de forma remota a través de una nube y también en la computadora. Entre las guías que propone el profesor para organizar la nube, está entender que cada cliente es un directorio y cada asunto del cliente es un subdirectorio.

Quilichini García también plantea que la llamada telefónica puede ser impersonal para algunos clientes, pero que herramientas como Zoom permiten tener conversaciones fáciles y gratis para conferencias de menos de 45 minutos. Además, el profesor propone la posibilidad de integrar recepcionistas virtuales que reciban llamadas y manejen calendarios, y el uso de plataformas como LawClerk para integrar asistentes en línea.

Durante el Estado de Emergencia, el profesor recomendó que los bufetes aprovechen para organizar los archivos, estructurarlos por nomenclatura y digitalizar todo el flujo de trabajo.

Microjuris, por ejemplo, está hecho para el trabajo en remoto. Este ecosistema legal integra más de 100 cursos en línea de educación jurídica continua, servicio al cliente a tu disposición y la oportunidad de desarrollar investigación jurídica de una forma sencilla a través de una suscripción.

Retos durante la emergencia y llamado a la reinvención

Por otra parte, el licenciado Alberto Arroyo Cruz, del bufete Arroyo Cruz Law Office, explicó que la noticia del Estado de Emergencia les tomó por sorpresa y que en su oficina de cuatro abogados han tomado medidas preventivas para trabajar desde sus hogares los borradores y correcciones para adelantar y calendarizar todo lo que puedan.

«Esto me obliga a tener planes alternos», sostuvo. Aunque el abogado ya adquirió la nube, aún no ha terminado el proceso de digitalizar.

El abogado recomendó a los abogados que estén en situaciones similares que lo más importante es mantener la eficiencia y la calidad de los proyectos que puedan continuar.

Asimismo, el licenciado Eugenio Torres-Oyola, miembro capital de Ferraiuoli LLC, sostuvo que la declaración del Estado de Emergencia no tomó por sorpresa al bufete y que habían decidido irse remoto la semana pasada.

De acuerdo con Torres-Oyola, el ponche por computadora, las reuniones por video conferencias y el establecimiento de metas por día les permite mantener la oficina de forma regular.

Torres-Oyola urgió la reinvención como un método para atender el cierre de los tribunales, la adopción de nuevas prácticas del derecho y el ahorro para atender las emergencias.

Llamado salubrista a la prevención

La doctora en Salud Pública y gerente de programas en Puerto Rico para Migrant Clinicians Network, Marysel Pagán Santana, subrayó que los bufetes no deben confiarse en que luego del 30 de marzo, la operación volverá a la normalidad.

«El aislamiento que impuso el gobierno se hace para evitar el colapso de los servicios de salud. No va a causar que el virus y la epidemia desaparezcan. Eso significa que cuando regresen (a los espacios regulares de trabajo), todas las medidas de descontaminación e higiene tienen que continuar», sostuvo la doctora Pagán Santana.

De acuerdo con la doctora en Salud Pública, las medidas deben incluir mantenerse estrictos con el lavado de las manos y la limpieza de las superficies, además de integrar el refuerzo de políticas de la compañía para mediar con trabajadores enfermos o expuestos.

Un sistema de backups y prevención

El licenciado Jaime Santos, miembro del bufete Pietrantoni, Méndez & Álvarez, explicó que el bufete cuenta con un plan de contingencia que consiste en trabajar desde los hogares a través de los sistemas de información y comunicación que desarrollaron a partir de los huracanes Irma y María.

Según comentó, desarrollaron un sistema para recibir las llamadas que entran al bufete a través de celulares. Además, tienen acceso a un archivo digital y expedientes virtuales con alrededor de tres backups o copias de reserva.

«Es casi como estar en la oficina», señaló.

El licenciado Santos señaló que la comunidad jurídica debe tratar de convertir los próximos 14 días en espacios productivos desde el sistema remoto, además de velar por sus socios, empleados y comunidad en general.