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Por Loreana González-Lazzarini, CPA
Fundadora y principal oficial ejecutiva de Citizens of Mastery LLC. Tiene dos décadas de experiencia en fondos federales y recuperación de desastres.

¿Cuándo supimos que el proyecto estaba en problemas? Casi siempre contestamos con una fecha ajena. Cuando llegó el Single Audit. Cuando publicó el Inspector General. Cuando auditó la Contralora. El informe externo marca el día en que el problema se vuelve oficial. Rara vez marca el día en que empezó.

En dos décadas trabajando con fondos federales, he visto el mismo patrón. La información ya estaba en el sistema de subvenciones, en la contabilidad, en el informe de estatus, en un correo que nadie contestó. Parte de esa información también está al alcance de quienes asesoran legalmente la ejecución. No hace falta esperar una auditoría para empezar a hacer preguntas.

El 8 de octubre, la Oficina del Inspector General de HUD publicó el informe 2027-FW-1001 sobre los pagos de pareo no federal con fondos CDBG-DR. De una muestra de 74 pagos, 49 no tenían soporte adecuado. El Inspector General recomienda que HUD requiera que se sustenten o se devuelvan $47.8 millones. La guía del propio programa permitía conservar facturas solo por el monto del pareo más un 5 %. El personal cumplió la guía. La guía no producía la evidencia que el financiador federal iba a exigir. Para quien redacta guías de programa y acuerdos con subrecipientes, la lección es directa. Un procedimiento puede seguirse al pie de la letra y, aun así, no producir la evidencia necesaria para demostrar el cumplimiento federal.

Vivienda respondió que eran asuntos de récords y presentación. Para el Inspector General, la falta de documentación suficiente expone el pago a ser considerado impropio y a un posible recobro. Que un gasto sea elegible y que el pago esté documentado son dos preguntas distintas. Ante un posible recobro, el abogado necesita tanto el fundamento jurídico del gasto como la evidencia documental que lo sustenta.

En marzo, la Contralora publicó el Informe OC-26-17 sobre los adelantos de capital de COR3. Había 504 proyectos con $747.7 millones adelantados y ni una sola solicitud de reembolso. Las reglas y los plazos existían. En 28 de 30 casos revisados, el seguimiento llegó tarde. COR3 explicó que pausó las reuniones para revisar procedimientos. Pudo ser una decisión razonable. No había autorización escrita que la sostuviera, y el hallazgo se mantuvo.

Ninguno de estos problemas apareció el día de la auditoría. Las señales estaban antes. Una solicitud de extensión del periodo de ejecución. Una enmienda que cambia el alcance o el presupuesto. Un adelanto reportado como desembolsado mientras el balance del banco no se mueve. El problema no siempre fue la falta de información. A veces fue la falta de una decisión.

La sección 200.403(g) de 2 CFR exige costos adecuadamente documentados. Reconstruir el expediente cuando llega el auditor no sustituye la documentación que debió mantenerse durante la ejecución. En 2020, trabajé la respuesta a un informe de monitoreo con más de 30 hallazgos. Rehacer un expediente cuesta mucho más que armarlo bien desde el primer pago.

Para el consultor, dos prácticas hacen la diferencia. Si la gerencia necesita apartarse de un procedimiento, primero debe verificar que la excepción esté permitida y que quien la autoriza tenga facultad para hacerlo. La decisión debe quedar documentada, con fecha y justificación. Los criterios para escalar se acuerdan antes de que aparezca el problema. Una señal aislada puede requerir seguimiento. Varias pueden justificar una intervención con responsable y fecha. Un riesgo de recobro o una decisión fuera de la autoridad del gerente exige escalar a quien tenga facultad para resolverlo.

El Single Audit, el Inspector General y la Contralora miran hacia atrás. Su trabajo es validar lo que ocurrió. El del asesor puede empezar antes. Sin sustituir al gerente del proyecto, puede notar cuándo los documentos dejan de contar la misma historia que la obra. El informe dice 80 % gastado y la obra va por 15 %. Puede haber una explicación legítima. Alguien tiene que pedirla y verificarla. El cumplimiento empieza el día en que se decide cómo se va a ejecutar.

Los auditores no auditan recuerdos. Auditan expedientes. La información casi siempre está ahí antes. El reto es saber qué mirar, qué preguntar y cuándo escalar.

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