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Por la Lcda. Daisy Calcaño López
Abogada de asuntos disciplinarios

Los notarios y notarias enfrentan a partir del 2 de septiembre de 2025, el proceso de Inspección Extraordinaria de los volúmenes del Libro de Registro de Testimonios, convocado por la Oficina de Inspección de Notarías (ODIN) mediante el Memorando MDODIN-1 (AF 2026), del 12 de agosto de 2025. Se trata de un ejercicio que impactará a la totalidad de los notarios y notarias activos en el Registro Único de Abogados y Abogadas (RUA), indistintamente de su grado de actividad notarial.

Más allá del examen de los volúmenes pendientes de aprobación, uno de los aspectos cruciales de esta inspección será el requerimiento de evidencia de vigencia de la fianza notarial desde enero de 2013 hasta el presente.

En el año 2011, la aprobación de la Ley Núm. 158-2011 retiró al Colegio de Abogados y Abogadas de Puerto Rico (CAAPR) la facultad de expedir fianzas notariales y administrar el Fondo de Fianza Notarial. En su lugar, se otorgó esa facultad a la Oficina del Comisionado de Seguros, que a partir de entonces pasó a expedir fianzas y a administrar un fondo especial creado para ese fin.

Esta ley convirtió al Comisionado en administrador, custodio de bienes y participante activo en una actividad económica que debía regular. El 7 de abril de 2013, con la aprobación de la Ley Núm. 5-2013, se restituyó al CAAPR la facultad de expedir fianzas notariales y administrar el Fondo.

Durante el período en que la Oficina del Comisionado de Seguros administró la operación, muchos notarios y notarias acudieron a gestionar la fianza notarial con aseguradoras de su preferencia. Al efectuarse un cambio de aseguradora, el notario o la notaria tiene la obligación de presentar una moción ante el Tribunal Supremo notificando la nueva fianza y la entidad afianzadora.

Cada notario y notaria debe presentar, en el proceso de inspección extraordinaria, las certificaciones de la fianza correspondientes al periodo 2013 hasta el presente.

Esto significa que, si un notario o notaria ha mantenido su fianza con distintas aseguradoras entre 2013 y 2025, deberá presentar todas y cada una de las certificaciones oficiales emitidas por las entidades afianzadoras. La ODIN ha sido clara: no se aceptarán recibos de pago ni facturas; únicamente se admitirán certificaciones oficiales.

Si usted no cuenta con fianza notarial, o alguno de los años comprendidos en ese período no fue renovado, deberá tramitar retroactivamente la fianza notarial con la compañía de seguros de su preferencia. En la mayoría de las aseguradoras le requerirán la certificación de Good Standing emitida por el Tribunal Supremo, la cual puede solicitarse electrónicamente. Sea diligente y, en o antes del 2 de septiembre de 2025 —fecha en que comienza la inspección extraordinaria— evite consecuencias éticas serias y obtenga la certificación o certificaciones de fianza notarial correspondientes a dicho período.

No presentar las certificaciones de fianza constituye un incumplimiento grave con repercusiones disciplinarias. Por años, la jurisprudencia disciplinaria ha recogido múltiples suspensiones del ejercicio notarial debido a la falta de renovación o de presentación de la fianza, ya fuera contratada con el Colegio de Abogados y Abogadas o con aseguradoras privadas.

El Tribunal Supremo ha reiterado que la fianza es un requisito esencial para garantizar la responsabilidad civil del notario o la notaria. Su ausencia priva de seguridad jurídica a los ciudadanos y afecta directamente la confianza en la fe pública notarial. La Ley Notarial de Puerto Rico, Ley Núm. 75-1987, en su Artículo 7 dispone que: "Ninguna persona autorizada para practicar la profesión notarial en Puerto Rico podrá ejercerla sin tener prestada y vigente una fianza por una suma no menor de quince mil (15,000) dólares para responder del buen desempeño de las funciones de su cargo y de los daños y perjuicios que por acción u omisión cause en el ejercicio de su ministerio".

Recomendaciones prácticas

1. Verifique su historial: Identifique con qué aseguradoras ha mantenido la fianza notarial desde 2013 hasta hoy.
2. Solicite certificaciones oficiales: Gestione con cada aseguradora la certificación de vigencia para cada año o período contratado.
3. Organice un expediente: Clasifique las certificaciones por año y asegúrese de contar con copias adicionales listas para entregar.
4. Revise sus informes notariales: Asegúrese de estar al día en la radicación mensual y anual de informes en la plataforma SIGNO.
5. Consulte con la ODIN: Antes de la citación formal, aclare cualquier duda con los inspectores asignados para evitar señalamientos innecesarios.
6. Revise las entradas del Registro de testimonios, que no falte, su firma, sello notarial, arancel a favor de la SAL número 9397, entre otras consideraciones
7. Asegúrese de haber hecho la nota de cierre al 31 de mayo de 2025 en su Libro de Testimonios.

Nota de cierre sugerida:

"En cumplimiento con lo dispuesto en la Orden Administrativa OAJP-2025-132, relativa al uso del Registro de Testimonios Notariales, se hace constar que este registro se cierra definitivamente en el día de hoy, 31 de mayo de 2025, por ser la última fecha autorizada para el uso del formato físico, según lo establecido en la referida Orden Administrativa y demás disposiciones reglamentarias aplicables.
En fe de lo cual, firmo y sello en _____________, Puerto Rico, hoy ......... de 2025".

El proceso de inspección extraordinaria es una oportunidad para poner en orden la obra notarial y evitar consecuencias disciplinarias futuras. La prudencia aconseja que cada notario(a) se prepare con diligencia. Al fin y al cabo, el cumplimiento ético y técnico con nuestras obligaciones es la mejor garantía de la continuidad y prestigio de la notaría.