Por Loreana González Lazzarini, CPA

Esta semana participé en un webinar de la National Grants Management Association (NGMA) sobre los cambios propuestos a la Uniform Guidance. Salí pensando menos en las reglas y más en las organizaciones que tendrán que vivir con ellas.

La Uniform Guidance es el cuerpo de normas recogido en 2 CFR Parte 200. Gobierna gran parte de las subvenciones federales en Estados Unidos. Define qué gastos son permitidos, cómo se administran y supervisan los fondos, y bajo qué condiciones una agencia puede intervenir, suspender o terminar un acuerdo. Para cualquier organización en Puerto Rico que reciba fondos de FEMA, CDBG-DR y CDBG-MIT, Educación o Salud, no es un tecnicismo. Es el marco que determina su exposición.

El 28 de mayo, la Oficina de Gerencia y Presupuesto federal (OMB) publicó una propuesta de revisión. El período de comentarios cierra el 13 de julio. OMB pretende que la regla final entre en vigor el 1 de octubre. Ya se han sometido miles de comentarios y varios expertos anticipan litigio.

Hay un cambio que conviene mirar primero porque puede alterar la relación entre las organizaciones y el gobierno federal.

La propuesta busca transformar la Uniform Guidance de una guía administrativa común a un marco regulatorio con mayor fuerza vinculante para las agencias federales. El cambio de etiqueta no es cosmético. Una guía orienta. Una regulación obliga. Y lo que obliga se litiga distinto, se ausculta distinto y se incumple con consecuencias distintas.

Sobre esa base, la propuesta amplía la discreción de las agencias en varios frentes.

Bajo la sección 200.340, se formaliza y expande lo que la regulación denomina "discretionary termination". Una agencia podría terminar un acuerdo que considere inconsistente con sus prioridades, según existan al momento de la terminación. No según las prioridades vigentes cuando se otorgó el fondo. Según las de hoy. La propuesta excluye de esta facultad tres tipos de fondos: las subvenciones por fórmula, las de tipo entitlement y las de recuperación de desastres.

Esa exclusión importa en Puerto Rico. Pero el resto de los cambios no distingue por tipo de fondo. Y la sección 200.342 aclara que, en terminaciones discrecionales, la agencia no está obligada a ofrecer un proceso de apelación administrativa. El derecho a objetar se preserva para las terminaciones por incumplimiento. Para las discrecionales, la revisión judicial queda en terreno menos definido.

La propuesta también amplía los criterios de evaluación de riesgo antes de otorgar fondos (200.206), refuerza el deber de monitoreo sobre subrecipientes (200.332) y añade requisitos de documentación y justificación en el manejo de efectivo. En conjunto, el mensaje es claro: más escrutinio, más justificación y más discreción del otorgante.

Pero lo que más me llamó la atención no fue ningún cambio en particular.

Fue que casi todas las preguntas del webinar apuntaban a lo mismo. No "qué dice la regla", sino "quién en mi organización va a poder responder cuando aplique".

Ahí está el punto que me interesa como asesora.

El riesgo de cumplimiento rara vez se siente cuando nace. Se acumula en silencio y aparece tarde. Aparece en un hallazgo de Single Audit que nadie vio venir. Aparece cuando una agencia ejerce su discreción y la organización descubre que no documentó lo que debía. Aparece cuando renuncia la persona que entendía el programa y se lleva consigo el criterio que nunca se escribió.

Esa última imagen es la que más veo en el campo: la organización que depende de una persona que sabe. Mientras esa persona está, todo parece funcionar. El conocimiento vive en su cabeza, no en los sistemas de la institución. El día que se va, la organización descubre que no perdió un empleado. Perdió capacidad.

Las revisiones propuestas elevan el costo de esa fragilidad. Un deber de monitoreo más exigente bajo 200.332 no se cumple con buena voluntad. Se cumple con procesos documentados, criterios consistentes y gente que sepa aplicarlos. Un análisis de conflictos de interés bajo 200.318(c) no protege a nadie si vive en la memoria de quien lo hizo y no en el expediente de la organización.

Puerto Rico tiene una concentración extraordinaria de fondos federales. Pero rara vez hablamos de la capacidad institucional necesaria para administrarlos a largo plazo.

Discutimos asignaciones, desembolsos y nuevas oportunidades de financiamiento. Mucho menos discutimos qué ocurre cuando cambia una regulación, cuando cambia una administración o cuando se va la persona que entendía cómo funcionaba el sistema.

Las reglas seguirán cambiando. Siempre lo han hecho.

Lo que determinará el éxito o el fracaso de muchas organizaciones no será la capacidad de memorizar una nueva regulación. Será la capacidad de convertir conocimiento individual en capacidad institucional.

Porque una institución resiliente no es la que tiene a la persona correcta.

Es la que puede seguir funcionando cuando las personas cambian.

Las revisiones propuestas a la Uniform Guidance son, en el fondo, una prueba de esa capacidad.

Porque las regulaciones cambiarán. Los gobiernos cambiarán. Las personas cambiarán. La pregunta es si nuestras instituciones podrán cambiar con ellas.