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Por Loreana González-Lazzarini, CPA

Un subrecipiente de un programa estatal financiado con fondos federales necesitaba un servicio especializado. Contrató a su cónyuge.

No divulgó el conflicto. No hubo proceso competitivo. No hubo justificación escrita de compra no competitiva. El trabajo se hizo y, por lo que se pudo ver, se hizo bien. La relación salió a la luz mucho después, en una conciliación de facturas.

Cuando esto se descubre, la conversación siempre arranca por el mismo lugar: pero el trabajo se hizo; pero era la persona indicada; pero nadie se benefició indebidamente.

Esa es la pregunta natural. No es la pregunta correcta.

Lo que la norma prohíbe

La pregunta correcta no es si el cónyuge hizo el trabajo. Es si el subrecipiente puede demostrar hoy que la contratación satisfizo los requisitos federales antes de adjudicar.

Conviene leer el texto vigente de 2 CFR 200.318(c)(1), porque ahí no hay nada que ponderar. Es una prohibición categórica. Ningún empleado, oficial, agente o miembro de junta con un conflicto de interés real o aparente puede participar en la selección, adjudicación o administración de un contrato sufragado con fondos federales. El conflicto existe cuando esa persona, cualquier miembro de su familia inmediata, su pareja o una organización que emplea o está por emplear a alguno de ellos tiene un interés financiero o un beneficio personal tangible en la entidad considerada para el contrato.

Fíjese en lo que la norma prohíbe. No prohíbe el pago. Prohíbe la participación.

Parece una distinción técnica. Decide el caso.

El error de encuadre

Casi siempre la discusión arranca buscando una regla que prohíba pagarle a un cónyuge. No existe, y no tiene que existir.

Los principios de costos federales no son una lista de transacciones prohibidas. Son una carga de prueba.

La sección 200.403 dice que los costos deben cumplir ciertos criterios para ser permitidos. La carga no es demostrar que un costo está prohibido. Es demostrar que es permitido. Y recae en quien lo reclama.

Demostrarlo tiene requisitos materiales

La razonabilidad del precio no se sostiene sin competencia ni análisis de costo o precio (§ 200.324). Sin eso, no existe una referencia de mercado contra la cual medir lo que se pagó.

Y la documentación no se improvisa. La sección 200.318(i) exige récords suficientes para detallar la historia de cada transacción de compra, incluyendo la razón del método utilizado, la selección o el rechazo del contratista y la base del precio. Esos récords se construyen mientras la compra ocurre. No se pueden crear después. Ese es el punto entero de la contemporaneidad.

Entonces, si la única persona que participó estaba prohibida de participar, ¿qué proceso queda para demostrar que el costo es permitido?

Esa es la pregunta. En estos hechos, no tiene respuesta.

Lo que el auditor va a leer

Años después, cuando llegue la revisión, nadie va a preguntar si aquella persona sabía lo que hacía. Nadie va a evaluar su intención.

Van a abrir el expediente y van a buscar cómo se seleccionó al contratista, qué criterios se aplicaron, quién evaluó, quién se recusó y por qué se pagó ese precio y no otro.

Los auditores no auditan recuerdos. Auditan expedientes.

El trabajo pudo haberse hecho bien. Eso no contesta si la selección puede demostrarse. Son dos preguntas distintas, y a la auditoría solo llega una.

Y todavía falta lo más caro

Casi todos los análisis se detienen aquí, con el costo denegado y el subrecipiente respondiendo por él.

Pero el caso no termina con el subrecipiente. Empieza con él.

Cuando un subrecipiente incurre en un costo que no puede sostener, quien responde ante la agencia federal no es él. Es la entidad que le otorgó el subaward.

La responsabilidad sube. El costo vuelve a bajar.

Esa es la cadena que casi nadie sigue hasta el final. De eso trata la segunda parte.

*Loreana González-Lazzarini es CPA y fundadora de Citizens of Mastery LLC. Tiene dos décadas de experiencia en fondos federales, recuperación de desastres y capacidad institucional.