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Conforme lo dispuesto en el Artículo 5 de la Ley 219-2012, conocida como Ley de Fideicomisos de Puerto Rico, la Oficina de Inspección de Notarías (O.D.I.N.) instruye a los notarios sobre el deber de notificar todo instrumento público de constitución, modificación o protocolización de fideicomisos al Registro de Fideicomisos, adscrito a la O.D.I.N.

El 31 de agosto de 2012, se aprobó la Ley 219-2012, que deroga los Artículos 834 a 874, 31 LPRA secs. 2541-2581 del Código Civil de Puerto Rico sobre fideicomisos y decreta su vigencia inmediata. También, ordena la creación de un Registro de Fideicomisos, adscrito a la O.D.I.N. El Artículo 5 de la referida Ley establece que todo fideicomiso constituido en Puerto Rico se inscribirá en dicho registro bajo pena de nulidad y detalla la información básica que se hará constar en la inscripción. Igualmente, el citado Artículo confiere a la O.D.I.N. la autoridad para disponer de la reglamentación pertinente a los requisitos y forma en que se habrá de establecer este Registro.

En cumplimiento con lo anterior, la O.D.I.N. estableció el Registro de Fideicomisos, cuya oficina principal ubica en el tercer piso del Centro Judicial de San Juan. Allí, los notarios deberán presentar el formulario de notificación de fideicomiso de aquellos instrumentos públicos autorizados en los que se constituye, modifica o protocoliza un fideicomiso.

Inscripción en el Registro de Fideicomisos de Puerto Rico

• Instrumentos a ser inscritos en el Registro

Al igual que el instrumento de constitución de fideicomisos, deberán presentarse para inscripción en el Registro las modificaciones, enmiendas y subsanaciones a dichos instrumentos. La vigencia del Registro es prospectiva. Sin embargo, nada impide que una parte con interés solicite la inscripción de un instrumento de fideicomiso autorizado con anterioridad a la vigencia de la Ley 219-2012.

En el caso de instrumentos de constitución de fideicomisos autorizados con anterioridad a la Ley 219-2012, pero que se modifiquen, enmienden o subsanen con posterioridad a ésta, la misma tiene que ser notificada al Registro para su inscripción y validez. A tales fines, recomendamos la presentación del instrumento de constitución que fue modificado, enmendado o subsanado para que la información del negocio jurídico esté completa y debidamente inscrita.

En el caso de los fideicomisos testamentarios, el notario deberá cumplir con los requisitos de notificación establecidos en el Artículo 73 de la Ley Notarial de Puerto Rico, 4 L.P.R.A. sec. 2123, y en el Artículo 5 de la Ley 219-2012. El notario deberá presentar dos (2) notificaciones a la O.D.I.N. La primera de éstas deberá ser enviada al Registro de Testamentos, al día siguiente de la autorización del testamento, y la segunda deberá ser dirigida al Registro de Fideicomisos, dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente al mes en que autorizó el testamento con la disposición de fideicomiso. El instrumento público contará con dos (2) números separados de inscripción: los datos de inscripción en el Registro de Testamentos, que consisten del tomo, folio y fecha de inscripción, y los datos de inscripción en el Registro de Fideicomisos, el cual consta de la fecha de inscripción y del número del caso, según el orden de presentación.

• Procedimiento de inscripción

El Artículo 5 de la Ley 219-2012 establece la obligación del notario de notificar toda escritura de fideicomiso dentro de los primeros diez (10) días del mes siguiente al mes en que se autoriza el instrumento. Dicha obligación es efectiva a partir del 1 de octubre de 2012. Sin embargo, nada impide que el notario notifique la autorización de un instrumento relacionado a un fideicomiso, antes del término provisto en el referido artículo de ley.

La inscripción se hará mediante el formulario de Notificación de Constitución de Fideicomiso, el cual está disponible en el Portal de la O.D.I.N. y a través de las organizaciones gremiales asociadas con el ejercicio de la notaría, como el Instituto del Notariado Puertorriqueño, adscrito al Colegio de Abogados de Puerto Rico, y la Asociación de Notarios de Puerto Rico.

En un procedimiento análogo al seguido en los Registros de Poderes y Testamentos, establecido en la Regla 60 del Reglamento Notarial de Puerto Rico, 4 L.P.R.A. Ap. XXIV R. 60, la notificación será preparada en original y copia y entregada a la O.D.I.N. por cualquiera de los medios establecidos: personalmente, por correo certificado con acuse de recibo o por correo electrónico a la dirección RegistroFideicomisos@ramajudicial.pr. Cuando la presentación sea personalmente, el notario deberá incluir una segunda copia de la notificación para que se le acuse recibo. En caso de radicarla por correo, deberá incluir un sobre pre-dirigido, con el franqueo correspondiente para acusar recibo de los datos de inscripción.

Es de suma importancia que el notario complete el formulario de notificación con los datos requeridos para su inscripción en el Registro, toda vez que la información solicitada provee uniformidad y claridad en la identificación de los diferentes instrumentos y negocios jurídicos inscritos. Si el notario omite alguna información en el formulario, ésta le será requerida y dispondrá de un término de tres (3) días laborables a partir del requerimiento de la O.D.I.N. para presentar una notificación complementaria.

• Certificación de Datos de Inscripción

El notario que interese certificación de los datos de inscripción en el Registro de Fideicomisos, podrá remitir a la O.D.I.N., copia certificada del documento autorizado, junto con el pago de los aranceles correspondientes ($3.00 S.R.I.). La copia certificada que se presente para dicho trámite deberá cumplir con los requisitos establecidos en los Artículos 39 y 42 de la Ley Notarial de Puerto Rico, 4 L.P.R.A. secs. 2061 y 2064, y con la Regla 49 del Reglamento Notarial de Puerto Rico, 4 L.P.R.A. Ap. XXIV R. 49. La misma puede ser presentada junto al formulario de Notificación de Constitución de Fideicomiso, para lo que deberá complementar la sección del formulario provista para dicha solicitud, o podrá solicitarlo de forma separada, tal como se realiza con la certificación de inscripción de una escritura de poder o testamento.