La directora del Archivo General de Puerto Rico, Karin O. Cardona de Jesús, solicitó una nueva estructura que reúna los requisitos necesarios para poder conservar los documentos históricos que posee el Archivo adscrito al Instituto de Cultura Puertorriqueña. Las expresiones se dieron al deponer sobre la Resolución del Senado 781 que ordena la realización de una investigación abarcadora sobre el estado estructural del edificio que alberga el Archivo General y la Biblioteca Nacional de Puerto Rico, el funcionamiento operacional y administrativo de cada institución.

"Desde mi punto de vista como archivera, debo indicar que este edificio no es el adecuado y que el Estado debe considerar la construcción de una nueva estructura", dijo Cardona al deponer ante la Comisión de Turismo, Cultura, Deportes y Globalización que preside el senador Antonio Fas Alzamora.

La Directora del Archivo General dijo que le preocupa principalmente el área destinada a depósitos. Según la funcionaria hay depósitos en un sótano que apenas pueden utilizar ya que cuando llueve se inunda. Los depósitos principales tienen capacidad para albergar solo 50,000 pies cúbicos de documentos. Otro aspecto a considerar es el de ubicación.

"Este edificio está muy cerca del mar por los que los documentos están expuestos a un alto grado de salinidad y humedad. Además, queda cerca de una avenida principal con un continuo flujo vehicular, lo que produce una alta concentración de contaminantes".

Por otro lado se habló sobre dos propuestas discutidas para iniciar en el Archivo. El primero de ellos es el Proyecto de Ordenación, Descripción y Digitalización de Documentos Históricos. "Para ello, debemos contar con puestos de archiveros, auxiliares de archiveros y técnicos de digitalización. Además necesitamos la habilitación de un espacio destinado a Centro de Digitalización. Ya hemos separado fondos para el establecimiento de este Centro. Sin embargo, carecemos de los fondos para el reclutamiento de personal y la compra de los materiales de conservación y equipo necesario" explicó. El segundo proyecto trata de la reestructuración del Programa de Administración de Documentos Públicos.

El senador por Guayama Ángel Rodríguez, cuestionó cuántos archiveros serían necesarios para poner al día el Archivo General. A esto Cardona contestó que sería difícil ponerse al día pero con una plantilla de 20 a 30 archiveros se lograría en menor tiempo al actual.

Por su parte el expresidente del Senado Antonio Fas Alzamora preguntó si sería factible que los municipios cuenten con su propio archivo, de forma que sean custodios de los documentos municipales. "Esto es bien importante para el país. Le solicito que nos brinde la información sobre el personal que necesita para mejorar el Archivo, para ver en qué podemos ayudar asignando fondos. Vemos que hay un problema de espacio y hay un problema de personal". La Directora del Archivo aseguró que Vega Baja tiene su propio archivo desde el 2003, "hemos firmado acuerdos con varios municipios para el establecimiento de sus propios archivos, el último acuerdo lo firmamos con Mayagüez. Juncos y Carolina también tienen su propio archivo y están digitalizando, a San Germán le acabamos de aprobar el local. Caguas ya tiene su archivo organizado y Ponce también".

Finalmente Cardona sugirió ante la Comisión que se enmiende la Ley de Documentos Públicos de Puerto Rico a los fines de dotar al Archivo General de mayores poderes para fiscalizar y penalizar a aquellas dependencias que no cumplan con los reglamentos para el manejo de documentos. Por otro lado, recomendó enmiendas a los fines de dotar al Archivero General de Puerto Rico de los poderes necesarios para incautarse de aquellos documentos públicos que permanecen en manos privadas. "Hemos ido a ferias y vemos que personas tienen documentos del Estado, cuando preguntamos nos dicen que los documentos los encontraron en la basura y que como los encontraron, los documentos le pertenecen. No hay una ley que diga, me lo tienes que devolver porque ese documento es del Estado".

El Archivo General de Puerto Rico es la institución que recoge, custodia, conserva y divulga los documentos generados por el Estado que tras alcanzar valor histórico le son transferidos para su conservación permanente. Estos documentos, y aquellos de naturaleza privada que por su valor patrimonial son adquiridos mediante compra o donación, constituyen el patrimonio histórico documental del pueblo de Puerto Rico bajo la custodia del Archivo General.